Электронно-цифровая подпись для торгов

В современной экономике с развитием IT-технологий и формированием возможностей электронного документооборота подписание файла графическим способом не представляется возможным.

Подпись уполномоченного лица, внесенную в электронный документ графическим способом, легко подделать или скопировать. Поэтому все чаще на практике используют электронную подпись, математический алгоритм которой исключает возможность подделки.

Что такое электронно-цифровая подпись

Электронная цифровая подпись, по своей сути, является информацией в электронной форме, служащей для идентификации лица, подписывающего электронный документ.

Как подпись входит в перечень обязательных реквизитов бумажного документа, так ЭЦП считается полноценным реквизитом документа в электронном виде.

Она защищает информацию от подделки, внесения искажений и позволяет однозначно идентифицировать подписавшееся лицо, которое владеет ключом.

Согласно Федеральному закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи», в настоящее время законодательство, оперируя понятием «электронная подпись», выделяет:

• простую подпись;
• усиленную неквалифицированную подпись;
• усиленную квалифицированную подпись.

Первые два вида равноценны графической подписи на документе. Третий вид равнозначен подписи и печати на документе на бумажном носителе.

Сертификат такой ЭП выдается удостоверяющим центром, а для создания используются механизмы криптозащиты, прошедшие сертификацию ФСБ РФ.

Введение электронной отчетности в работу ПФ позволяет в значительной степени сократить время, необходимое для подготовки, предоставления и обработки отчетов.

Существует несколько способов сдачи отчетов в Пенсионный фонд. Самым популярным в современном ведении бухгалтерии является отправление отчетов по электронной почте. Подробности читайте тут.

ЭЦП может использоваться для целей ведения документооборота внутри компании и с внешними структурами, взаимодействия с государственными органами (ПФ РФ, ФСС, налоговая), для доступа к госуслугам и для участия в торгах на электронных площадках.

ЭЦП для торгов предоставляет доступ к площадкам закупок федерального и муниципального уровня, коммерческим площадкам и площадкам по банкротству и реализации имущества.

ЭЦП для электронных торгов – обязательное условие открытия доступа для участника ко всей информации по закупке и участия в процедуре торгов.

ЭЦП обеспечивает обеим сторонам торгов гарантию, что заказчик и поставщик – это реальные лица, а также формирует юридическую силу документов электронного типа, подписываемых в процессе торгов.

Как получить электронно-цифровую подпись для торгов

Оформление электронной подписи осуществляется в несколько этапов.

Этап 1. Выбор удостоверяющего центра

Электронная подпись для участия в торгах оформляется в удостоверяющем центре. Под таким центром следует понимать юридическое лицо или ИП, которые создают и выдают сертификаты ключей проверки ЭП. Центр должен быть аккредитован уполномоченным государственным органом.

Этап 2. Установление договорных отношений с удостоверяющим центром

Для оформления ЭЦП с удостоверяющим центром подписывается договор на оказание услуг. Услуги по созданию и передаче сертификата ключа подписи оплачиваются согласно выставленному центром счету.

Этап 3. Предоставление необходимых документов

Перечень документов, который нужно предоставить в удостоверяющий центр отличается в зависимости от субъекта бизнеса: организация, ИП или физическое лицо.

Для юридических лиц перечень выглядит так:

– свежая выписка из ЕГРЮЛ, где есть вся информация о компании (иногда достаточно предоставления копии документа о постановке на учет в налоговой);

– копия документов, служащих подтверждением полномочий руководителя (приказ о назначении и т.п.);

– копии паспорта и СНИЛС лица, которое будет владельцем электронной подписи;

– заявление на изготовление сертификата.

Владельцем ЭЦП для электронных торгов обычно является руководитель компании, но вместо него эту роль может выполнять другое уполномоченное лицо. В таком случае требуется доверенность от руководителя компании.

Решение о переходе на уплату налогов по УСН принимает руководитель организации. Это решение должно быть основано на анализе текущих условий деятельности, которые позволяют применять спецрежим, и объективной необходимости.

Декларация по ЕНВД и соответствующая бухгалтерская отчетность должны быть сданы в контролирующие органы до 20-го числа месяца после отчетного налогового периода. Об учете ЕНВД читайте в этой статье.

Для индивидуальных предпринимателей требуется предоставить аналогичный пакет документов, заменив первый пункт свидетельством о регистрации физического лица как ИП. Для физлиц достаточно копий паспорта и СНИЛС, а также заявления на изготовление.

Этап 4. Оформление и получение ЭЦП

Удостоверяющий центр проводит проверку представленных клиентом документов, выпускает сертификат ключа проверки электронной подписи и выдает владельцу ключ с приложением необходимых документов и программного обеспечения.

Этап 5. Настройка рабочего места для использования ЭЦП

Каждая сторона электронных торгов должна:

• иметь электронную подпись на специальном носителе (RuToken или E-Token);
• установить программное обеспечение КриптоПРО (поставляется вместе с ключом);
• иметь библиотеку Capicom;
• правильно настроить браузер для выхода в интернет.

Настройку может производить представитель удостоверяющего центра (при необходимости) либо сотрудник организации, владеющий специальными знаниями в этой области. Настройка браузера обязательна, так как это необходимо для корректной работы ЭЦП для торгов на электронной площадке.

Как пользоваться электронно-цифровой

Для того чтобы иметь возможность участвовать в процедуре электронных торгов, каждая из сторон должна сделать ЭЦП.

Когда процесс изготовления электронной подписи для торгов завершен, следует пройти регистрацию на соответствующей площадке.

К регистрации пользователей площадки торгов устанавливают свои требования: необходимые документы, заполнение заявки, проверки информации и т. д.

После регистрации пользователи получают доступ к функционалу площадки. Заказчик формирует и размещает процедуру закупки – объявляет конкурс на поставку какой-либо продукции или оказание определенного вида услуг.

• искать интересные для себя запросы предложений;
• проводить операции по финансовому обеспечению заявки (если регламентом площадки это предусмотрено);
• подавать заявку на участие в процедуре, участвовать в торгах;
• получать информацию о подведении итогов.

Электронные торги дают их участникам несколько преимуществ. Поставщики получают доступ к закупочным процедурам государственного характера, а также конкурсам крупных компаний.

Это выливается в возможность найти актуальные закупочные процедуры и выйти на новые каналы сбыта производимой продукции. Применение электронной подписи для участия в торгах позволяет снизить затраты финансов и времени, требующихся для оформления конкурсной документации.

Происходит сокращение операционных затрат на проведение закупочных процедур и мероприятий по обеспечению безопасности операций торгов.

Использование ЭЦП позволяет существенно уменьшить затраты на документооборот, быстро разрешить возникающие между сторонами спорные ситуации, а также обеспечивает доступ к информации по торгам в любом регионе страны.

Перечисленные преимущества в совокупности с надежными средствами защиты информации позволяют считать электронную подпись эффективным инструментом современного ведения бизнеса.