Электронная подпись

Электронная цифровая подпись в последние годы получила широкое распространение, и сейчас ведение бизнеса без ее использования практически невозможно.

Что это такое, где применяется и как ею пользоваться?

Как и обычная, электронная подпись служит для того, чтобы в заверенный ею документ уже нельзя было бы внести преднамеренно неверную или искаженную информацию. Это своеобразный реквизит, определяющий принадлежность той или иной электронной бумаги ее владельцу.

Существует определенный закон, который закрепляет условия применения ЭЦП, делает ее аналогом обычной подписи, выполненной вручную, а также эквивалентом оттиска печати.

Применение электронной подписи

Чаще всего подобной подписью пользуются для заверения документации в электронном виде, например, кадровых, торгово-промышленных, организационных, распорядительных и иных документов.

Но это далеко не все сферы применения ЭЦП. Так, с ее помощью можно удостовериться в подлинности любых данных, поступивших в электронном виде, например письма, отправленного по e-mail, убедиться в реальном авторстве статьи, которая размещена в Сети, и т. д.
Электронная цифровая подпись для документов используется в следующих областях.

Документооборот в электронном виде. Это, пожалуй, самая распространенная область применения данного вида подписи. Ее ставят при внутреннем и внешнем обмене документов. Так, внутри компании ЭЦП может служить средством заверения, например, договоров директором. После установки реквизита такой документ считается утвержденным и может приводиться в исполнение.

Если рассматривать электронную подпись с точки зрения межкорпоративного документооборота, то она является непременным условием обмена важными файлами между организациями, поскольку в противном случае договоры, приказы, соглашения и т. д. не будут иметь юридической силы.

Можно использовать электронную подпись для того, чтобы в соответствующем виде сдавать как годовые, так и квартальные отчеты в самые разнообразные контролирующие органы, например в ФСС и ФНС. Кстати, эти службы уже давно предусмотрели создание необходимых порталов для принятия подобного рода документации.

Государственные услуги, предоставляемые гражданам РФ, можно получать в электронном виде, заверяя обращения в госорганы аналогичной подписью. С ее помощью заявления и документы приобретают реальную юридическую силу.

Варьироваться сроки сдачи отчетности ИП могут в зависимости от ряда факторов. Это и система налогообложения, и выбранный вид предпринимательской деятельности, и то выступает ли ИП в качестве работодателя и имеются ли в его штате наемные сотрудники

ЭЦП для торгов предоставляет доступ к площадкам закупок федерального и муниципального уровня, коммерческим площадкам и площадкам по банкротству и реализации имущества. Подробности тут.

При спорах в судах электронная подпись, поставленная на необходимых документах, может служить доказательством или опровержением того или иного факта. Суд будет рассматривать подобный реквизит как полноценный аналог ручной подписи.

Организаторы используют ЭЦП на виртуальных площадках при осуществлении электронных торгов. Без нее заключенные контракты не имеют юридической силы, причем документы должны быть подписаны двумя сторонами–участницами.

Как пользоваться электронно-цифровой подписью

Для начала заверяемый документ необходимо создать, а уже после этого ставить под ним свой электронный реквизит, который был изготовлен по вашему запросу. В зависимости от того, какое программное обеспечение использует обладатель цифровой подписи, будет отличаться и способ ее внедрения.

Если это MS Office, то курсор наводится на то место, где будет располагаться реквизит. Затем, выбрав вкладку под названием «Вставка», надо найти строку «текст» в подменю «строка подписи» и далее аналогичная «строка подписи», но с указанием MS Office. Во всплывшем окошке появятся требования, которые необходимо будет скорректировать по собственному усмотрению, сделав нужные пользователю настройки.

Если требуется вставить еще одну ЭЦП, то для этого необходимо создать дополнительную строку и вновь повторить указанные действия. А еще можно создать подпись «невидимку», она не будет отражаться в самом документе, но станет видна при нажатии одноименной строки, находящейся в низу электронного документа.

При необходимости заверить XTML-документ также не возникнет никаких трудностей, поскольку работа с ним аналогична действиям в MS Office.

В настоящее время программы для сдачи отчетности в ПФР можно встретить практически на любом предприятии. Самой популярной программой для проверки данных отчетности в ПФ РФ является, несомненно, Check XML.

Современный уровень развития, позволяет бухгалтеру создавать и отправлять отчетность ПФР очень быстро, просто нажав кнопку в установленной на компьютере программе. О сдаче отчетности в ПФР через Интернет читайте тут.

Что касается HTML-файлов, то пользователю ЭЦП прежде всего следует создать поле (hiddn), а затем заполнить требуемыми данными форму, после этого остается лишь нажать кнопку «подписать» и отправить подписанный файл.

То же правило подходит и для установки электронного реквизита в документы в формате PDF. Чаще всего браузеры максимально упрощают данную процедуру, и для пользователей современных подписей она легка и вполне доступна.

Для этого в удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию Минкомсвязи РФ, необходимо получить соответствующий сертификат.

Программы для электронной подписи

Как бы ни было удобно заверять договоры вышеописанным способом, все же использование специальной программы для электронной подписи документов делает ее применение намного проще.

Чаще всего для этой цели используют программное обеспечение под названием «КриптоАРМ», которое значительно расширяет возможности ЭЦП. Оно делает возможным применение, как самой простой, так и усиленной подписи.

Потенциал ЭЦП увеличивается за счет того, что можно заверить не один, а целый пакет архивов. Программа позволяет создать дополнительные и заверяющие подписи.

При использовании данной программы можно дополнить файл определенными инструкциями, оставить комментарий и указать дату, когда документ был заверен электронным реквизитом. Память файла, который заверяется с помощью ЭЦП, будет ограничена лишь памятью компьютера. В обработке может находиться в одно и то же время несколько файлов, а не один.

Для того чтобы работать с документами, создаваемыми на Adobe Reader 7 и версиями выше, используется программа «КриптоПро PDF».

Электронная подпись в документообороте

Понятно, что использование ЭЦП для подписи документов позволяет решить массу проблем.

Во-первых, значительно снизятся трудозатраты. Все документы, несмотря на их объемы, будут в обязательном порядке заверены, их не придется снова возвращать на подпись и тратить дополнительное время, а возможно, и средства.

Во-вторых, подписать документы смогут только сами уполномоченные лица, так как ключевая пара доступна лишь владельцу сертификата. Если он передает ее еще кому-либо, то вся ответственность возлагается лишь на него.

Документы, заверенные электронными реквизитами, не потеряются, не порвутся и не пропадут, что часто происходит с их бумажными аналогами. Кроме того, значительно снижаются и затраты на документооборот: исчезнет необходимость содержать огромные помещения под архивы, тратить средства на аренду дополнительных площадей, нанимать персонал для их обслуживания и т. д.

Чем раньше будет повсеместно освоено использование электронной подписи, тем легче и быстрее будет осуществляться весь документооборот в любой организации.