Усиленная электронная подпись

С 1 января 2014 года любая отчетность, которую компании сдают по телекоммуникационным каналам связи, должна быть подписана только усиленной квалифицированной электронной подписью.

До этого нововведения в этих целях использовалась обычная электронная цифровая подпись. Использование усиленной квалифицированной электронной подписи позволит лучше защитить документы, отправляемые в электронном виде.

Типы усиленной электронной цифровой подписи

По своей сути подпись электронного типа представляет собой аналог подписи определенного субъекта на бумажном носителе. Такой инструмент используется в предпринимательстве, при работе с документацией и во многих других сферах. ЭП может быть простого и усиленного типа.

Разумеется, усиленная электронная цифровая подпись отличается большим уровнем защищенности, нежели ее обычный аналог. При этом усиленную ЭП можно разделить на два вида:

Усиленная (неквалифицированная) ЭП, которая является гарантом осуществления подписи определенным субъектом, а также нахождения официальной бумаги в неизменном виде со времени ее подписания.

Такую ЭП нужно ставить при оформлении бумаг, для которых печать не является обязательной. При формировании усиленной неквалифицированной электронной подписи используются различные криптографические устройства.

Усиленная (квалифицированная) ЭП формируется с помощью криптографических устройств, засвидетельствованных специальными органами (за это несет ответственность Федеральная служба безопасности).

Качественная программа для расчета заработной платы поможет бухгалтерам очень быстро внести данные в первичную документацию, на основании которой будут заполняться расчетные ведомости.

Каждая организация должна провести расчет заработной платы при увольнении своего сотрудника, а также документально оформить всю процедуру. О том, как правильно произвести расчет читайте тут.

В качестве гаранта подлинности выступает особый сертификат, выдаваемый удостоверяющим центром, имеющим аккредитацию. Если документ в электронном виде удостоверен усиленной подписью в ее квалифицированной разновидности, то он обладает такой же юридической силой, что и документ, оформленный на бумаге, на котором имеется рукописная подпись.

Квалифицированная подпись сохраняет свое действие до тех пор, пока суд не постановит иное.

Где используется

Наиболее распространенная сфера применения усиленной электронной подписи – это обращение субъекта в органы государственной или местной власти в целях предоставления ему услуг государства и муниципалитета.

Так, данный гарант незаменим в случае отправления бумаг, которые подтверждают важные факты юридического значения, если на их основании будет оказываться та или иная услуга.

Такая подпись может применяться в случае, если заявитель дает согласие на обработку данных персонального характера. Усиленная квалифицированная ЭП используется при требовании предоставить оригиналы или же копии документов, заверенные у нотариуса.

Кроме того, усиленная ЭП используется для участия в торгах на электронных площадках, при сдаче отчетности в органы государственной власти, а также в трудовых отношениях удаленного характера (обмен документацией в электронной форме между работником и его руководителем должен осуществляться с использованием электронной подписи усиленного типа).

Как получить усиленную электронную подпись

Для того чтобы получить усиленную электронную подпись, заявитель должен обратиться в ближайший аккредитованный удостоверяющий центр.

Аккредитацию таких центров производит Министерство коммуникации и связи, которое таким образом определяет, можно ли доверять тому или иному удостоверяющему центру.

Сертификат удостоверяющей организации по праву можно считать свидетельством безопасности для обеих сторон, участвующих в обмене документами.

Удостоверяющий центр, претендующий на аккредитацию, должен иметь минимальную сумму активов, равную, по крайней мере, полутора миллионам рублей.

В штате компании должно работать не менее двух сотрудников, непосредственно осуществляющих оформление и выдачу удостоверяющих документов на ключи проверки ЭП.

Стоит отметить, что услуга получения усиленной электронной подписи является платной. Как правило, ее стоимость составляет от 1 до 6 тысяч рублей. Для получения такой подписи заявителю необходимо лично присутствовать в удостоверяющем центре.

При себе следует иметь паспорт. Если электронная подпись необходима юридическому лицу, оно должно предоставить учредительные документы. В некоторых случаях может понадобиться и доверенность, являющаяся свидетельством права заявителя осуществлять правомерные действия от имени другого лица.

Сертификат и ключ подписи записываются на специальный электронный носитель (например, на электронную карту).

Преимущества усиленной электронной цифровой подписи

Какими же достоинствами обладает такая усиленная подпись? К основным из них относятся:

• документ, подписанный усиленной подписью, обладает тем же юридическим статусом, что и документ, заверенный печатью компании;
• подачу документов, имеющих такую подпись, можно производить круглосуточно и без выходных;
• при осуществлении предпринимательской деятельности эта подпись позволяет снижать как временные, так и финансовые затраты;
• усиленная подпись изготавливается специалистами максимально быстро (примерно за полчаса);
• с усиленной ЭП безбумажный оборот документов осуществляется с высоким уровнем эффективности и безопасности.

Это возможно потому, что только ее владелец знаком с кодом доступа, необходимым для генерации ЭП. Это обстоятельство в значительной мере упрощает многие обстоятельства, если между сторонами документооборота возникнет конфликтная ситуация.

В федеральном законе, регулирующем функционирование ЭП, появилось полезное нововведение: в настоящее время усиленной подписью можно подписывать не один документ, а несколько документов в электронном виде, если они связаны между собой.

Как использовать

ЭП усиленного типа необходимо использовать исключительно в тех сферах, которые непосредственно перечислены в квалифицированном сертификате.

Владельцу такой подписи необходимо обеспечивать максимально возможную конфиденциальность ее ключа.

В случае если конфиденциальность такого ключа была нарушена, необходимо в течение одного рабочего дня проинформировать о случившемся удостоверяющий центр и вторую заинтересованную сторону, с которой осуществляется переписка.

Не следует пользоваться ключом электронной подписи в том случае, когда имеются основания подозревать, что конфиденциальность ключа может быть нарушена или же срок действия удостоверяющего сертификата уже истек (в некоторых случаях действие сертификата может быть приостановлено или же документ может быть аннулирован).

Для проверки электронной подписи необходимо применять только те средства, которые соответствуют действующему законодательству.

С помощью ведения бухгалтерского учета индивидуальный предприниматель документально фиксирует все свои хозяйственные операции и своевременно представляет отчет о своей деятельности в государственные органы.

Программное обеспечение для ИП от компании «БухСофт» немного менее популярно, чем ПО от 1С, но это не означает, что она хуже. О том, как выбрать наиболее удобную программу узнайте в этой статье.

Для этого нужно просто обратиться в удостоверяющий центр, специалисты которого помогут найти решение этой проблемы.

Таким образом, усиленная электронная подпись – это новое и эффективное решение многих проблем документооборота. Наличие такой подписи –непременное условие, без которого невозможно проводить работу с порталом государственных услуг, а также отправку любого рода документации через Интернет. Такая подпись, являющаяся современным аналогом традиционной рукописной подписи, позволяет существенно экономить время, а иногда и деньги.