Хранение персональных данных

Хранение персональных данныхЕще совсем недавно вопрос о безопасном хранении персональной информации работников не привлекал столько внимания, как сейчас.

Российское законодательство требует от работодателей разработки комплекса мер по защите данных сотрудников. За несоблюдение этих требований руководителям предприятий грозит наказание в виде штрафов, приостановления лицензии, и даже ареста.


Вот почему многие организации всерьез занялись обеспечением информационной безопасности, защищая конфиденциальные сведения о своей деятельности, в том числе базы данных персонала.

Что такое

Что такое персональные данные?В Федеральном законе РФ “О персональных данных” отмечено, что любая информация, касающаяся прямо или косвенно определенного физического лица относится к персональным данным.

Это различные сведения о человеке: от ФИО, даты и места рождения до информации о доходах, здоровье и т.д.

Если обратиться к Трудовому кодексу РФ, то можно увидеть, что персональными данными считается информация, относящаяся к работнику и используемая работодателем в связи с трудовыми отношениями.

При поступлении на работу каждый сотрудник предоставляет организации (оператору) паспорт, военный билет, пенсионное свидетельство, ИНН и другие документы.

Поэтому, каждый работодатель, заключая с работником трудовой договор, становится обладателем сведений, относящихся к персональным данным.

И совершая любые действия с этими данными (например, сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение и другие), предприятие осуществляет их обработку.

Персональные данные, с которыми приходится работать сотрудникам кадровой службы, носят конфиденциальный характер. Это означает, что лица, имеющие доступ к личной информации работников, без их разрешения или другого законного основания, не имеют права ее распространять.

Правила хранения персональных данных

Законодательные обязательстваТК РФ обязывает каждого работодателя разрабатывать правила использования и хранения данных о персонале на своем предприятии, учитывая требования федеральных законов.

Читайте также:  Персональные данные

Принятые соответствующие нормы и правила, могут содержаться в локальном акте фирмы о персональных данных. Чаще всего, таким документом становится Положение о защите персональных данных работников, но не запрещается включать данный раздел в Правила внутреннего распорядка.

Каждого сотрудника необходимо ознакомить с данным нормативным актом, поскольку ТК РФ прямо указывает на права работников участвовать в разработке мероприятий по обеспечению безопасности персональных данных.

Для сохранения конфиденциальности персональных данных составляется список должностных лиц, имеющих к ним доступ, и разрабатывается форма документа, к примеру, «Соглашение о неразглашении», которое подписывают не только рядовые работники-исполнители (специалист по кадровой работе, бухгалтеры и др.), но и руководители подразделений, генеральный директор предприятия.

Физическое хранение персональных данных

Ведение личных делМногие специалисты отдела кадров ведут личные дела работников традиционным способом и не желают от него отказываться.

Особенности этого заключаются в том, что вся информация о каждом работнике, представленная оригиналами и копиями документов накапливается в специально оформленной папке. При этом единых правил оформления личных дел в коммерческих организациях не существует.

Преимущества ведения личных дел:

  • все данные о сотруднике находятся в одном месте;
  • возможность четкой систематизации;
  • быстрый поиск информации о конкретном человеке.

Недостатки хранения персональной информации с комплектованием личных дел:

  • высокая трудоемкость (требуется регламент, подшивка документов, опись, сверка, архивирование);
  • требуются дополнительные ресурсы (сейфы, отдельные помещения и т.д.);
  • необходимы навыки работы с личными делами.

Часто персональная информация о работниках хранится на бумажных носителях, расположенных в разных тематических папках в соответствии с номенклатурой организации.

Состав отчетности в ПФР Возможность проверить отчет ПФР предоставляемый в 2014 г. по новой форме расчета для начисленных и уплаченных взносов обязательного пенсионного страхования в ПФР, и страховым взносам в Фонд обязательного мед. страхования, имеется в программе CheckXML.

Отчетности в ПФР бояться не стоит, несмотря на большое количество кодов и регистрационных номеров, которые необходимо отразить в документах. О том, как правильно подготовить отчет в ПФР читайте здесь.

Все документы, касающиеся работников, одного назначения: трудовые договоры, документы анкетно-биографического характера, договоры материальной ответственности и т.д. размещаются в отдельные папки и выстраиваются в алфавитном порядке или по регистрационным номерам.

В сравнении с оформлением личных дел, такой способ хранения данных о работниках несет в себе меньше трудозатрат и не требует особых навыков от кадровика.

Однако раздельное хранение имеет и свои недостатки:

  • поиск информации о сотруднике занимает много времени;
  • существует более высокий риск раскрытия конфиденциальной информации.
Читайте также:  Оператор персональных данных

Хранение персональных данных в электронном виде

Электронная база данныхПри таком способе хранении практически вся персональная информация хранится в электронном виде с использованием базы персональных данных и информационных систем.

Преимущества хранения информации на электронных носителях:

  • нет необходимости в дополнительных ресурсах;
  • экономится место и пространство;
  • высокая скорость и удобство работы с персональными данными;
  • повышенная степень защиты от несанкционированного доступа;
  • срок хранения не ограничен сроками;
  • не нужен большой архив.

Недостатки хранения информации в электронном виде:

  • необходимо иметь резервные копии базы данных персонала;
  • программное обеспечение и специальное оборудование стоит не дешево;
  • требуется администрирование информационной системы;
  • нужна высокая грамотность сотрудника, работающего с персональными данными.

Для того, чтобы защитить персональные данные, хранящиеся в электронном виде используют следующие методы:

  • внедрение разрешительной системы допуска персонала к конфиденциальной информации;
  • ограничение доступа сотрудников в помещения, где находятся технические средства, используемые для обработки личных данных;
  • четкая организация хранения и учета информационных носителей и другие.

Проверка контрагента на добросовестностьОбезопасить себя от потенциальных претензий со стороны финансовых структур и исключить риски в ведении предпринимательской деятельности позволит проверка контрагента на добросовестность.

Есть специальные сайты, где Вы можете проверить контрагента по налоговой просто введя номер его ИНН в специальную графу и получить результат мгновенно. О том, как провести проверку по ИНН узнайте здесь.

У каждого из рассмотренного способа хранения персональных данных работников на предприятии свои недостатки и преимущества. Часто на практике они сочетаются: ведутся и личные дела, и электронные базы данных персонала.

В любом случае работодатель должен иметь согласие работников на обработку их персональной информации.

Так же необходимо учитывать материальные возможности для обеспечения защиты и сохранности документов, трудозатраты и квалификацию персонала кадровой службы.

Читайте также:  Проверка защиты персональных данных роскомнадзором

Читайте так же:

  • Защита персональных данныхЗащита персональных данных Прошло несколько лет с момента вступления в силу ФЗ от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных», введение которого было инициировано законодателями из-за утечки информации, касающейся […]
  • Обработка персональных данныхОбработка персональных данных Сегодня просто невозможно вообразить деятельность любой организации без обработки информации. Каждое предприятие собирает, хранит и использует различные сведения о работниках, партнерах […]

Отправить ответ

4 Комментарий на "Хранение персональных данных"

Подписаться на:
avatar
Неизвестная Девушка
Гость

Возник вопрос. Куда обращаться сотруднику организации по вопросу восстановления своих прав на защиту персональных данных? Если работодатель нарушил ФЗ «О персональных данных», и сведения о работнике тем или иным способом попали в руки третьих лиц. Потерпевшая сторона должна обратиться сразу в суд или в начале в Инспекцию по защите трудовых прав граждан?

Александр Каретин
Гость

Организация хранения персональных данных требует определенных затрат: техника, софт и т.д. Все ли они списываются, если “да” – то по каким статьям бухучета?

Rustam Rakhmankulov
Гость

Вопрос о защите персональных данных актуален как никогда. Знаю по собственному опыту, что грамотностью в этом вопросе страдают обе стороны процесса. Кадровики в большинстве организаций ведут все “по-старинке”, стараясь как можно меньше акцентировать внимание кадрового состава на вопрос защиты ПД. Работники же надеясь на “авось” часто подписывают заранее составленные листы “О согласии на обработку ПД” просто не вчитываются в то, что с их ПД будет в дальнейшем. Наверное, необходимо каким-то образом повышать уровень ответственности и у тех и у других.

Ирина Корина
Гость

При поступлении на работу работнику дают подписывать кучу бумажек ” О согласии..”. Договор о “О согласии на хранение и обработку персональных данных” – самый известный документ в этом плане. Последний раз при устройстве на работу я подписала около 15 разных соглашений, которые даже не успела прочитать, заполняла автоматически. Да и кто будет читать это – все экономят время, лишь бы быстрее да быстрее.

wpDiscuz