Отчет ИП о среднесписочной численности

После 2007 года руководителям индивидуальных предприятий была вменена обязанность передавать в налоговую службу данные, касающиеся среднесписочной численности наемных работников.

Представление данного вида отчетности является обязательным для компаний и частных предпринимателей, независимо от используемой формы налогообложения и длительности функционирования.

Чтобы отчет составлялся правильно и сдавался в установленные сроки, необходимо ясное понимание, что такое «среднесписочная численность», и умение правильно заполнять этот важный документ.

Остановимся на этих и других важных для составления отчета вопросах более детально.

Что такое среднесписочная численность

Годовая среднесписочная численность наемных работников представляет собой среднее арифметическое значение списочного состава организации, то есть поделенная на 12 общая сумма количества действительных работников в каждом месяце в течение календарного года.

Это значение, используемое при выборе системы налогообложения и подсчете статистических данных, передается в отделение налоговой службы по месту регистрации налогоплательщика (компании или ИП) не позже 20 января того года, который следует за отчетным периодом (отчетным годом).

Налоговым кодексом не оговаривается освобождение ИП, не имеющих наемных сотрудников, от обязанности представления данных о среднесписочном числе работников. В этом случае их численность в отчете отражается равной нулю.

Заполнение отчета ИП о среднесписочной численности

Отчет о среднесписочной численности ИП представляется на бланке утвержденной соответствующими органами формы в 2 экземплярах, первый из которых хранится в отделении налоговой службы, второй с пометками о получении и принятии передается налогоплательщику.

Бланк для заполнения и образец может быть получен в отделении налоговой службы или на специализированных интернет-сайтах.

В составе среднесписочного значения не предусматривается учет:

• владельцев предприятия, не получающих в данной компании зарплату;
• сотрудников в отпуске (по уходу за ребенком, беременности, родам или без содержания);
• сотрудников в отпуске без содержания по причине учебы в учреждениях образования;
• внешних сотрудников-совместителей, учитываемых в штате по основному месту занятости;
• сотрудников по договорам (гражданско-правовым).

Порядок подсчета среднесписочной численности

В любом месяце подсчитываются работающие сотрудники в течение каждого календарного дня с учетом тех, кто находится в отпусках, прогулах и с учетом заболевших. Ежедневные показания суммируются и делятся на количество дней в рассматриваемом месяце.

Расчетное значение представляет собой показатель численности определенного месяца. Сумма среднесписочного числа сотрудников за расчетное количество месяцев, поделенная на число этих месяцев, представляет собой годовую среднесписочную численность.

Итоговое цифровое значение округляют до полного (целого) значения, промежуточные значения расчетных показателей не округляются.

Округление выполняется следующим образом: если значение числа после запятой равно или больше пяти, то к целой части числа добавляется единица, а знаки после запятой отбрасываются. При всех других значениях просто убираются цифры после запятой, а целая часть остается без изменений.

Исправленную отчетность могут просто не принять в Пенсионном фонде, если она будет непарной (даже в том случае, если была необходимость изменить только один из документов). Об этом правиле забывать нельзя ни в коем случае.

Программы для сдачи отчетности в ПФР скачиваются бесплатно. Органы ПФР сами пользуются именно таким программным обеспечением, поэтому подобная унификация очень удобна в связи с соответствием форматов. Подробнее о программах узнайте тут.

Если работа индивидуального предпринимателя велась неполный отчетный месяц, количество штатных сотрудников за все фактические отработанные дни делится на число календарных дней в месяце.

Когда ИП организовано после 1 января отчетного года и существуют меньше 12 месяцев, при вычислении годовой численности суммарное значение за несколько отработанных месяцев делится также на 12.

В случае реорганизации или ликвидации подразделений расчет количества сотрудников выполняется с учетом существовавших ранее структур. Временно приостановившие деятельность предприятия и индивидуальные предприниматели производят определение количества штатных сотрудников по общепринятым правилам.

Оформление бланка

Заполнение формы отчета о среднесписочной численности ИП требует от налогоплательщика внесения следующих сведений:

• идентификационного кода (частного предпринимателя);
• наименования компании или частного предпринимателя в полном виде без сокращений;
• кода причины постановки на учет;
• количества страниц отчетности;
• наименования и идентификационного кода налогового отделения, в которое представляется отчетность;
• указания даты подачи отчета и отчетного периода;
• показателей среднесписочного числа сотрудников налогоплательщика;
• наименования лица, представившего отчет (фамилия, имя, отчество директора организации или предпринимателя) с личной подписью и печатью (при ее наличии).

Способы и сроки сдачи отчета ИП о среднесписочной численности

Индивидуальные предприниматели осуществляют подачу отчета по месту своей регистрации лично или отправив по почте 2 экземпляра документа ценным письмом. Отчет можно сдавать через уполномоченного представителя.

При этом у последнего должна быть нотариально оформленная доверенность. В таком случае не требуется подпись ИП, достаточно подписи лишь уполномоченного лица. Печать представителя является обязательной, если имеется договор, заключенный с представителем-организацией.

Для расчета данных и автоматического заполнения полей документа предусмотрены многие сетевые ресурсы онлайн-бухгалтерии, дающие возможность распечатать документ для дальнейшего подписания.

Некоторые сайты даже предоставляют возможность электронного способа отправки отчета без личного посещения офиса налоговой инспекции.

Кроме сведений по итогам года, вновь организованные ИП должны представить среднесписочные данные до 20-го числа месяца после месяца открытия (создания). При ликвидации (закрытии) ИП подается дополнительный отчет – на дату ликвидации.

Получение физическим лицом электронной подписи для госуслуг сопровождается также получением и квалифицированного сертификата, содержащего обязательные данные: фамилия, имя, отчество, СНИЛС владельца.

В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации, выдача сертификата ключа проверки электронной подписи может производиться как для физических, так и для юридических лиц. Подробности о сертификате ЭЦП читайте тут.

Необходимо различать списочную и среднесписочную численности занятых работников. Так, в списочном варианте любой сотрудник считается за целую штатную единицу на каждый календарный день.

Средняя численность применяется при выборе вида налогообложения или для расчета единого налога по некоторым типам деятельности. При ее определении принимаются в расчет 3 значения: показатели среднесписочного значения, внешние совместители и сотрудники по договорам.

Для передачи данных по средней численности предусмотрена отдельная форма отчета (статистическая).

Ответственность за нарушение сроков сдачи отчета

Среднесписочный отчет содержит статистические данные и не относится к декларации, поэтому проверки на его основе не производятся.

Но за непредставление или за нарушение сроков представления сведений существуют штрафные санкции, предусмотренные статьями Налогового кодекса РФ.

Кроме того непредставление в установленный законодательно срок оформленных в надлежащем порядке документов или сведений, необходимых для налогового контроля, приводит к возникновению состава правонарушения, предусмотренного КоАП.