Электронная отчетность в ПФР

Внедрение цифровых технологий в различные сферы жизнедеятельности общества позволяет существенно экономить личное время и трудовые затраты. Так, возможность сдачи электронной отчетности в Пенсионный фонд позволяет оптимизировать работу бухгалтеров.

Обычно учет взносов, выплат и налогов ведется при помощи лицензионного программного обеспечения по ведению бухгалтерского учета. Именно поэтому сдача отчетности в электронном виде органично вписывается в весь ход бухгалтерской работы.

Ниже будут рассмотрены основные вопросы, касающиеся сдачи электронной отчетности.

Достоинства электронной отчетности в ПФР

О возможности сдачи отчетности в Пенсионный фонд в электронном виде знает пока небольшое число предпринимателей, хотя отчеты приходится сдавать практически всем.

Современные технологии позволяют автоматизировать процессы бухгалтерского учета, что положительно сказывается на работе предприятия или компании.

Основные достоинства сдачи электронной отчетности в ПФ состоят в следующем:

• существенная экономия времени – для сдачи достаточно иметь персональный компьютер и соответствующее программное обеспечение;
• отчет можно сдать в любое время суток (в то время как большинство отделений Пенсионного фонда работает только до 16-17 часов);
• возможность предоставления отчетности без опозданий, и, как следствие, отсутствие штрафных санкций за несвоевременную подачу отчетности;
• если держатель печати организации не находится в своем кабинете, то не нужно больше искать и ждать руководителей для простановки оттисков на страницах бумажного отчета.

Один из главных недостатков электронной отчетности – это необходимость использования специальных программ, которые пользователям приходится осваивать.

Одним из способов проверки подлинности ЭЦП является предоставление сертификата, подтверждающего, что подпись и сертификат на момент подачи документов актуальны и не утратили свою силу.

При формировании усиленной электронной подписи используются различные криптографические устройства. Подробнее о преимуществах усиленной подписи читайте тут.

С помощью этого программного обеспечения производится формирование отчетов и их последующая доставка на сервер конкретного отделения Пенсионного фонда. Такое программное обеспечение устанавливают на компьютерах бухгалтеров.

В случае использования онлайн-ресурсов программы размещаются на сервере конкретных сайтов. По понятным причинам, первый вариант электронной отчетности является более надежным. Это обусловлено тем, что при использовании онлайн-программ всегда имеется риск обрыва соединения. Также ресурс с необходимым программным обеспечением может быть просто временно отключен или недоступен.

Независимо от типа используемого программного обеспечения, бухгалтеру всегда представляется стандартный шаблон для составления отчетности.

Программы для сдачи электронной отчетности ПФР

Большинство предпринимателей, которые впервые услышали о возможности сдачи отчетов в электронном виде, начинают интересоваться необходимыми техническими требованиями к вычислительным машинам, используемым для этой цели.

Ответ на вопрос прост: для этих целей может использоваться любой современный персональный компьютер или ноутбук с установленными программами соответствующего назначения.

Главное условие при работе с электронными отчетами – высокая скорость и качество интернет-соединения. Кроме того, предприниматели должны понимать, что существуют два различных типа программного обеспечения для бухгалтерского учета:

• первый тип позволяет производить сдачу электронной отчетности в ПФ;
• программы второго типа просто формируют отчеты.
• ПО второго типа обеспечивает лишь заполнение бланка отчетности, который затем распечатывается и сдается непосредственно в Пенсионный фонд обычным способом.

Отправка электронной отчетности в ПФР

Для корректной сдачи электронного отчета в Пенсионный фонд пользователи должны соблюсти следующую последовательность действий:

1. Подписание договора.

Если предприятие или компания решили отправлять электронную отчетность в ПФ, то они должны заключить соответствующий договор с контролирующими инстанциями.

В таких договорах оговариваются условия, согласно которым будет проводиться прием отчетов предприятия, прописывается определенный порядок действия при возникновении спорных моментов, и указываются многие другие нюансы.

После заключения договора можно подбирать подходящий для предприятия способ составления и передачи отчетности.

1. Ключ электронной цифровой подписи.

Каждый электронный отчет, передаваемый в Пенсионный фонд, в обязательном порядке подписывается цифровой подписью, выступающей в роли идентификатора принадлежности документа.

1. Выбор программного обеспечения

Предприятие должно самостоятельно определиться с тем, каким образом будет производиться составление  сдача и проверка отчетности в Пенсионный фонд.

При выборе ПО предприятие может обратиться в соответствующие компетентные организации, которые произведут установку и наладку бухгалтерских программ. Стоимость услуг таких организаций невелика, но, благодаря их помощи, компания сможет сэкономить время и избежать возможных ошибок.

Финансовые издержки

Среди предпринимателей, производящих отчетность традиционными методами, бытует мнение, что расходы на сдачу отчетности в ПФ в электронном виде не оправдывают ее достоинств.

Именно по этой причине большинство компаний считает этот способ сдачи нецелесообразным.

На самом же деле все как раз наоборот: сдача электронной отчетности не только существенно экономит время и трудовые ресурсы, но и минимизирует финансовые затраты.

Производители программ для бухгалтерского учета обычно закладывают в них определенное число отчетов, которые можно формировать бесплатно. Конечно, это всего лишь реклама, но она открывает путь к существенной экономии.

Также стоит помнить, что большинство специализированных программ для сдачи электронного отчета в ПФ распространяется также совершенно бесплатно.

Конечно, качество работы таких программ несколько ниже платного софта, хотя практически не вызывает серьезных упреков со стороны пользователей и разработчиков.

При всех очевидных достоинствах содержание программы для ведения бухучета ИП на предприятии обходится весьма дешево. Необходимости покупать обновления нет – они подгружаются автоматически.

Индивидуальный предприниматель, прежде чем заключать договор на получение услуг по бухгалтерии, должен определиться и разобраться с особенностями будущего сотрудничества с компанией. Об бухгалтерских услугах ИП читайте здесь.

Помимо самостоятельного составления отчетности в ПФ с помощью специализированного программного обеспечения существует возможность передачи этого дела компаниям, которые предлагают свои услуги по бухгалтерскому учету.

Стоимость услуг таких компаний весьма приемлема, что позволяет предпринимателям решить проблему с поиском необходимых программ или онлайн-ресурсов.

Единственные обязательные финансовые издержки, которые влечет за собой электронная отчетность – это расходы на получение цифровой подписи. Остальное зависит от желаний и возможностей конкретной организации.

Преимущества

Достоинства сдачи отчетности в Пенсионный фонд в электронном виде очевидны и уже были изложены вначале. Поэтому стоит сказать несколько слов о перспективах использования электронной отчетности.

С развитием цифровых и компьютерных технологий активно совершенствуется программное обеспечение для ведения бухгалтерского учета. По этой причине использование электронной отчетности все шире будет внедряться во все сферы жизни человека.

Тенденция к внедрению цифровых технологий во все отрасли жизни общества в значительной степени облегчит функционирование предприятий и повысит качество работы в целом.

Развитие электронного документооборота способствует уменьшению ошибок, постоянно допускаемых при ведении отчетности, что в итоге способствует значительной экономии, благодаря уменьшению сопутствующих расходов на бумагу, оплату труда за содержание архива на традиционных носителях.