Отчет в ПФР

Раз в квартал любое предприятие обязано отчитываться перед Пенсионным фондом по суммам выплат и среднесписочной численности работников.

Однако далеко не каждая организация содержит в своем штате бухгалтера, знающего, как составить отчет в Пенсионный фонд.

Если компания совсем небольшая и состоит из нескольких человек, заказывать такой отчет можно у внештатных бухгалтеров за отдельную плату, однако экономнее и полезнее для предпринимателя будет самостоятельно изучить порядок подачи документов в ПФР и взять это дело под свой личный контроль.

Документы для отчета в ПФР

Перед тем как приступить к работе с Пенсионным фондом, необходимо запастись следующими документами:

Сообщение об открытии расчетного счета. Это сообщение выдается предпринимателю в банке, где и открыт его счет. После того как счет заведен, такое сообщение должно быть отправлено в ПФР в течение недели. Тот же самый порядок применим и при закрытии счета.

Сообщение об изменении реквизитов, куда поступают страховые взносы и пенсионные отчисления. Такое сообщение необходимо отсылать в ПФР в том случае, если в официальных платежных реквизитах предпринимателя произошли изменения, например, был изменен банк или расчетный счет.

Заявление о проведении зачета. Предприятие вправе потребовать обратно излишне уплаченные взносы назад, для чего и нужен такой документ.

Заявление об уточнении платежа. Эта форма помогает быстро найти утерянный или сомнительный платеж и получить по нему все необходимые сведения.

Вооружившись такими формами и бланками заранее, предприниматель может не бояться случайных неприятностей при работе с ПФР.

Формы отчетов в ПФР

В пакет отчетной документации для ПФР входят следующие официальные бумаги:

• РСВ-1. Пожалуй, самый важный документ, содержащий сведения и расчет начисленных медицинских и пенсионных взносов.
• СЗВ-6. Этот документ содержит информацию о сумме вознаграждений работников и страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.
• АДВ-6. Перечень сведений, передаваемых фирмой Пенсионному фонду.

СЗВ-6 включает в себя сведения обо всех сотрудниках фирмы, работавших в течение отчетного периода, а также о работниках, заключавших с фирмой временные договоры.

В пакет документации при необходимости корректировки добавляются и исправленные формы отчетов за предыдущие периоды.

Заполнение формы для ПФР

Перед тем как составить и отправить отчет в Пенсионный фонд, необходимо обязательно произвести сверку фамилий, имен и отчеств работников компании и их индивидуальных страховых номеров.

Сделать это можно как по телефону, так и с помощью предоставления списка сотрудников. Проще всего для формирования списка сотрудников организации использовать специализированный софт для бухгалтера, например известную систему «Контур-Экстерн».

Кроме того, предпринимателю важно сверять платежи за предыдущий отчетный период.

При определении корректности суммы уплаченных взносов необходимо исходить из такой формулы:

[note]Сумма уплаченных взносов = Сумма начисленных взносов + задолженность на начало отчетного периода[/note]

Эта формула позволяет определить, переплатила ли фирма Пенсионному фонду или нет. При этом величина уплаченных взносов по каждому сотруднику не должна превышать сумму правой части уравнения – подобная ситуация говорит либо об ошибке в расчетах, либо о случае мошенничества с документацией.

Если же компания все-таки переплатила сумму страховых взносов, указывать это нужно только в форме РСВ-1. СЗВ-6 учитывает этот факт только в следующем отчетном периоде.

Кадровый учет для индивидуального предпринимателя имеет не меньшее значение, чем для крупной компании та как ИП должен вести учет заработной платы своим сотрудникам и взносы в ПФ РФ.

Полезное действие программ по управлению персоналом очевидно – благодаря контролю над вовлеченностью сотрудников в рабочий процесс ПО позволяет повысить производительность труда. О программах управления персоналом можно узнать в этой статье.

Нужно отметить, что СЗВ-6 имеет свою лимитную базу, которая изменяется год от года. В 2014 году она составляла сумму в 624 тысячи рублей. Взносы свыше этой суммы в документе СЗВ-6 не учитываются.

Составление и сдача персонифицированного отчета в ПФР

Больше всего вопросов по персонифицированной отчетности возникает у предпринимателей, чья компания находится в состоянии реорганизации или ликвидации. В таких ситуациях персонифицированный отчет имеет несколько особенностей.

В случае разделения компании персонифицированный отчет необходимо подать в течение одного месяца с момента разделения баланса, но до подачи заявки новой фирмы на государственную регистрацию.

Такой же срок (один месяц) дается для предоставления отчета при ликвидации организации. Отсчет начинается с момента принятия решения о прекращении деятельности. Подать персонифицированный отчет необходимо до государственной регистрации ликвидации фирмы.

В случае банкротства фирмы необходимо представить документ до подачи в Арбитражный суд отчета конкурсного управляющего о последних результатах конкурсного производства.

Сдача отчетности ПФР

Конечно, можно узнать адрес территориального подразделения Пенсионного фонда и вручать отчеты из рук в руки или найти его почтовый индекс и адрес и отсылать документацию заказным письмом.

Однако в эпоху развития цифровых технологий гораздо более быстрым и удобным является общение через телекоммуникационные каналы связи, то есть через Интернет.

Для эффективного взаимодействия с ПФР нужно зарегистрироваться на его сайте: www.pfrf.ru , где будет доступен «Личный кабинет». Эта опция, помимо того что позволяет отправлять документацию, имеет также огромное количество преимуществ:

• позволяет получать онлайн-информацию о платежах, а также формировать платежный документ;
• позволяет проверять сформированные отчеты с помощью интегрированных бесплатных программ, таких как Check XLS и Check XLS UFA;
• позволяет запрашивать подтверждения о приеме документов;
• служит в качестве средства обратной связи (здесь можно написать отзыв о работе ПФР).

Нужно предоставить регистрационные номера ИНН и ПФР, а также адрес электронной почты. Для отправки документации также необходима электронная подпись.

Корректировка отчета в ПФР за предыдущие периоды

Порядок внесения корректив в документацию прошлых периодов также постоянно меняется. Поэтому постараемся рассмотреть наиболее свежий алгоритм исправления сведений. Необходимо отправить в ПФР следующий пакет документов:

• Корректирующий отчет раздела 6 (за квартал), куда необходимо внести правильные суммы пенсионных отчислений на сотрудников. К этому же отчету необходимо прикрепить пачку с коррекционными сведениями;
• Исходный отчет раздела 6 (за полугодие), где необходимо отразить разницу между фактическими и правильными суммами отчислений по каждому из сотрудников, после чего сформировать пачки по аналогии с созданием корректирующего отчета;
• Доначисленные суммы отразить в полугодовом отчете для ПФР (конкретно – в строке 120 раздела 4).

Все эти документы необходимо отправить единым пакетом (если отсылается обычной почтой) или архивом WinRAR (в случае передачи по телекоммуникационным каналам, например электронной почте).

Обязанность расчета компенсации за задержку заработной платы закреплена в Трудовом кодексе РФ. В организации вправе установить свой размер компенсаций трудовому коллективу в подобных случаях, цифра указывается в договоре.

В тот момент, когда выполняется расчет заработной платы по окладу, бухгалтеру необходимо сформировать фонд оплаты труда по каждому работнику. О начислении зарплаты по окладу можно узнать в этой статье.

Отдельно нужно рассмотреть сроки сдачи отчета в ПФР. По истечении квартала организации дается до полутора месяцев на подготовку документации, то есть крайний срок – это 15-е число второго месяца по окончании отчетного периода.

Отчетности в ПФР бояться не стоит, несмотря на большое количество кодов и регистрационных номеров, которые необходимо отразить в документах. Все они находятся в свободном доступе, и получить их не составит никакого труда. В отчете отражается лишь та информацию, которая прекрасно известна руководителю любого предприятия и довольно просто в расчетах.