Проведение инвентаризации

Инвентаризацией называются регулярные проверки обязательств и имущественных объектов.

Выясняется, сколько их имеется, в каком они состоянии, а также проводится оценка.

Это необходимо делать с определенной периодичностью, поскольку постоянно происходит износ материальных ценностей, которыми обладает предприятие.

Здесь можно более подробно узнать, как происходит списание основных средств.

Имущество находится под влиянием таких процессов, как усушка, усадка, порча, испарение и так далее.

Могут возникать ошибки при взвешивании тех или иных товаров и имущества, а также в бухгалтерских подсчетах. Возможны хищения, предотвращение которых является одной из задач инвентаризационной работы.

Общий порядок инвентаризации

Все предприятия должны выполнять инвентаризацию согласно федеральному закону № 129.

Формы документации для инвентаризационного учета описаны в Постановлении № 88, изданном 18 августа 1998 года.

Порядок проведения инвентаризации объясняется в методических указаниях, которые изложены в приказе Министерства финансов РФ № 49, утвержденном 30 июня 1995 года.

Обязательна его регистрация: он вносится в журнал, где ведется учет и контроль, как выполняются приказы об инвентаризации.

Подготовка инвентаризации

Проводит инвентаризацию специальная инвентаризационная комиссия из сотрудников предприятия.

Она может быть постоянной, рабочей или разовой.

Задача постоянной комиссии — выполнять плановые, выборочные инвентаризации и контрольные проверки в промежутках между инвентаризациями.

В этой статье можно больше узнать об основных принципах управления складом на предприятии.

Решение в этом случае принимается в рабочем порядке. У рабочих комиссий функции ограничиваются плановыми инвентаризациями, а также участием в процессе выявления их результатов.

Для разовых комиссий состав нужно утверждать, когда требуется провести инвентаризацию в связи с необходимостью провести проверку наличия тех или иных товаров.

Перед тем как начать работу, важно проверить, насколько хорошо организована работа складского хозяйства, контрольно-пропускной системы:

1. как охраняется территория, есть ли пожарно-охранной сигнализация;
2. верно ли оформлены договора, где прописана полная индивидуальная или бригадная материальная ответственность специалистов, распоряжающихся или хранящих ценности;
3. каково соответствие должностей лиц, несущих материальную ответственность, перечню должностей;
4. соблюдаются ли условия, в которых лица, несущие материальную ответственность, имеют возможность обеспечить сохранение ценностей;
5. есть ли на местах, где хранятся ценности, приборы измерения;
   контролируется ли вывоз товаров со склада, выдаются ли доверенности на их получение;
6. организовано ли отдельное хранение товаров, которыми владеют третьи лица;
7. есть ли приказ о назначении действующей постоянно комиссии, которая проверяет сохранность ценностей.

Работа комиссии

Проводить вещественную и документальную проверку того, имеются ли фактически товары в наличии, комиссия должна в коллегиальной форме.

Все ее участники должны принимать участие в этом процессе, иначе результаты работы могут быть признаны недействительными.

Обязательно присутствие лиц, несущих материальную ответственность.

Также он должен обеспечить сотрудникам компании измерительные приборы. Если на предприятии нет других материально ответственных лиц, их роль берет на себя руководитель компании.

В функции лиц, несущих материальную ответственность, входит подготовка товаров, оформление приходной и расходной документации перед началом инвентаризации.

Тут можно более подробно узнать об организации электронного документооборота на предприятии.

Комиссии необходимо подготовиться к работе по подсчету остатков товаров: опломбировать помещения, где они лежат, проверить весы и мерную тару, получить отчеты от лиц, несущих материальную ответственность, все документы, где подтверждается движение денег и товаров, и расписку.

Образец приказа

Приказ о проведении инвентаризации должен содержать обязательные пункты, касающиеся состава товаров, которые будут инвентаризовать, указания причин ее проведения, сроков и порядка, назначение председателя инвентаризационной комиссии.

Важно также подготовить внутреннюю документацию – распоряжения, инструкции, правила, где должно быть указание:

• методик инвентаризации;
• описание, как должны действовать сотрудники, входящие в рабочие комиссии;
• описания, в каком порядке будут получаться подтверждения учетных данных контрагентами, госорганами;
• как будут регулироваться претензии по работе комиссии;
• на то, в каких нетиповых формах могут применяться первичные учетные документы.

Сроки инвентаризации

Порядок и сроки проведения инвентаризации утверждаются в приказе руководителя предприятия.

В нем описывается, сколько раз в течение отчетного года должна выполняться такая работа: плановая, выборочная, разовая.

Дни для выполнения инвентаризации могут выбираться произвольно: закон не устанавливает четких рамок.

Оформление инвентаризации

Эти документы передаются лицам, несущим материальную ответственность, чтобы они заполнили графу, где отображается факт наличия ценностей.

Для чего нужна?

Инвентаризация призвана выяснить, как обстоят дела на текущий момент времени.

Одновременно проверяется, правильно ли хранится и используется имущество, достоверен ли складской и бухгалтерский учет.

Кроме того, у инвентаризации есть профилактическая задача: она предотвращает кражи, которые сложнее совершить, если все имущество четко контролируется.

Это и является основными целями проведения инвентаризации.

Частые вопросы

Как оформляются товары, поступившие в процессе проведения инвентаризации?

Товары, поступающие во время инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии, приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации и заносятся в отдельную опись под наименованием “Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации”.

В описи обязательно должно быть указано:

• дата поступления товаров;
• наименование поставщика;
• дата и номер приходного документа;
• наименование товара;
• количество товара;
• цена товара;
• сумма.

Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или, по его поручению, члена комиссии) делается отметка “После инвентаризации” со ссылкой на дату описи, на которую записаны эти товары.