Электронный документ

Электронный документ представляет собой любую информацию (символы любого типа, звукозапись, изображение), зафиксированную с помощью электронных средств и передаваемую при помощи средств вычислительной техники, электросвязи для хранения и использования всем обществом.

Документ, преобразованный в электронную форму, превращается в информацию, которая может быть отправлена, получена, сохранена на электронных носителях – от магнитного или лазерного диска до любого другого электронного носителя – материального хранилища информации.

Документ в электронном состоянии воспринимается человеком при использовании электронных технических средств, передается по телекоммуникационным каналам связи, обрабатывается в любых типах информационных систем.

Реквизиты электронного документа

Электронные документы в Российской Федерации имеют юридический статус при наличии электронной подписи, заменяющей личную подпись гражданина на бумажном документе.

При этом должен быть соблюден определенный ряд условий:

• в наличии должен быть сертификат ключа подписи. Ключ подписи относится к конкретной цифровой подписи и должен быть актуальным (действующим) в момент подписания документа;
• в наличии доказательств, верифицирующих процесс написания;
• использование цифровой подписи должно соответствовать сведениям, которые указаны в сертификате ключа подписи.

В процессе работы с электронными документами в целях проверки достоверности информации и соблюдения безопасности персональных данных сверяется набор его индивидуальных реквизитов электронного документа:

• соответствие наименования и назначения документа;
• корректность даты создания, утверждения и последней измененной версии;
• информация об авторах – создателях документа;
• информация об установленной защите на электронную форму документа;
• проверка данных о кэшировании, которые служат контрольной точкой проверки документа или его цифровой подписи;
• информация о программно-технических средствах, которые необходимы для воспроизведения документа;
• данные о содержании документа.

Как перевести бумажные документы в электронные

Перевод обычного бумажного документа в электронный производится путем обработки – сканирования для перевода в электронную форму для осуществления дальнейшего электронного документооборота.

Документы, подвергнутые электронной обработке, позволяют осуществлять их более эффективное использование – тиражирование, рассылку, хранение и корректировку данных. Существуют различные технологии, которые переводят бумажную документацию в электронное состояние и имеют свою специфическую терминологию.

На основе учета путевых листов не только погашается стоимость бензина, но и рассчитывается заработная плата водителя.

Хорошим инструментом оценки будущего партнера является проверка его баланса, зафиксированного отметкой налоговой службы на последнюю отчетную дату. Этот показатель можно получить в сервисах проверки контрагентов. О том как это сделать читайте здесь.

Первичный этап преобразования – перевода документов в электронный вид – представляет собой сканирование и создание электронной копии в виде цифрового изображения (образа документа).

Процедура сканирования дает возможность автоматизированного ввода документов. При этом программные средства обрабатывают изображение, осуществляется визуальный контроль итогового качества.

Распознавание электронной версии документа

Сканирование и получение изображения – лишь промежуточный этап. Необходимо наделить электронную версию технической вероятностью поиска в его структуре, редактирования содержимого, использования его фрагментов для создания следующего поколения документов.

Для этого осуществляют распознавание документов специальным программным обеспечением. Необходимый инструментарий – программа, которая распознает символ оптическим путем (OCR).

Таким образом текст отделяют от иллюстративного материала, таблицы от диаграмм и т.д. В итоге программа компонует содержимое в исходный вариант, расставив необходимые точки распознавания.

Документы в электронном состоянии (введенные в компьютер) условно разделяют на три разновидности: прошедшие формализацию, неформализованные и специальные. Формализованные имеют определенный тип полей, заполненных данными (анкеты, бланки, каталоги).

Документ различной, произвольной формы называется неформализованным (письмо, договор). Специализированный тип документов может иметь своим содержанием отпечатки пальцев, картографические изображения. Каждая из разновидностей имеет свою технологическую специфику распознавания.

Процедура ввода документов формализованного типа в базу данных

При использовании формализованной документации обычно встает задача автоматизированной обработки большого количества однотипных документов (анкеты, опросы). Создав электронный образ каждой анкеты, необходимо также обработать информацию, которую они содержат.

Создается строка в базе данных с соответствующей информацией. После ввода всех анкет можно сделать анализ результатов анкетирования и принять соответствующее решение (модернизировать работу отдела, повышать качество обслуживания клиентов и т.п.).

При введении форм в базу данных производится определение полей, заполненных вручную, которые необходимо распознавать. Рукопечатный текст (письмо печатными буквами, раздельно) распознается при помощи технологии ICR и является задачей сложнее распознавания печатных символов.

В составе пакета необходимых документов для открытия ИП необходимо представить: паспорт гражданина РФ, заявление на регистрацию, ксерокопию ИНН и квитанцию об оплате госпошлины.

Предприниматель, работающий на базе ОСНО, обязан оплачивать налоговые платежи на добавленную стоимость и на доходы физических лиц с предоставлением соответствующих отчетов. Подробнее о отчетах ИП на ОСНО читайте тут.

Отклонения при ручном заполнении обусловлены человеческим фактором – индивидуальными особенностями письма, характерной формы руки и т.д.

Расширенные возможности документов на электронных носителях (обработка, распознавание, пересылка по электронным каналам, хранение) позволяют перевести весь документальный поток в электронную форму в целях экономии затрат и оптимизации рабочих процессов.