Электронный документооборот на предприятии

С распространением компьютеров 100% документов создаются в электронном виде. Тем не менее больше половины из них по-прежнему распечатываются для ознакомления и согласования.

Что же касается обмена документами и подписания договоров между хозяйствующими субъектами, то здесь бумажные носители используются практически всегда.

Пока электронный документооборот в РФ пытаются внедрять только государственные структуры, которые получают на это значительные дотации, и отечественные представительства зарубежных компаний.

Подавляющее же большинство российских предприятий по-прежнему используют бумажный документооборот, не осознавая, что отказ от бумаги привел бы к увеличению эффективности их работы.

Плюсы электронного документооборота на предприятии

Официальный партнер «1С» в Тюмени компания «ДИО-Консалт» подсчитала, что с внедрением предприятием электронного документооборота на обработке каждого документа экономится в среднем 1 ч. 35 мин. рабочего времени и 21 рубль.

При этом не была учтена цена канцелярских материалов, без которых никак не обойтись при составлении документации на бумажных носителях. К тому же, договор на бумажном носителе трудно разыскать даже под чутким руководством ответственного за архив сотрудника.

И даже в случае, если его все-таки обнаружили, никто не гарантирует, что его содержание будет возможно разобрать, поскольку чернила могут выцвести с годами. Использование электронного документооборота позволяет раз и навсегда избавится от этой проблемы.

Сравнение временных и финансовых издержек на работу с новым документом при бумажном и электронном документообороте

Современные предприниматели выступают за социально-ответственный бизнес, а отказ от этих расходных материалов приносит пользу всему обществу.

Более того в случае необходимости распечатки важных документов для ознакомления внутри предприятия можно использовать обратную сторону бумаги.

Организация электронного документооборота

С правовой точки зрения в РФ нет никаких проблем с внедрением системы электронного документооборота (СЭД) на предприятии.

Еще в 1994 году был разработан отечественный стандарт электронной цифровой подписи (ЭЦП) – ГОС Р 34. 10-94. Электронным документом признается любой документ, в котором информация подается в цифровой форме, пригодной для понимания человека или для обработки в компьютерной программе.

Для того чтобы использовать электронный обмен документами нужно в учетной политике предприятия на будущий год указать, что первичные документы могут составляться не только на бумаге, но и в электронном виде и заверяться ЭЦП.

Электронная подпись может быть квалифицированной или неквалифицированной. В соответствии с российским законодательством электронные документы, заверенные квалифицированной электронной подписью, равнозначны по юридической силе бумажным.

Использование специальных онлайн-сервисов для отчетов в ПФР особенно полезно для крупных компаний, где работа бухгалтерского отдела и без регулярных бумажных проверок весьма интенсивна.

При оформлении документов для открытия ИП сокращения недопустимы. Подготавливая документы самостоятельно, необходимо следить за тем, чтобы ни в одном из них не имелось ошибок. Полезную информацию при открытии ИП можно изучить здесь.

Для обмена электронной документацией с контрагентами необходимо заключить с ними письменное соглашение об этом отдельно или как дополнение к конкретному договору.

В первом случае оно будет распространяться на все деловые отношения между партнерами, во втором оно действует только в рамках определенного договора. Соглашение может быть оформлено не только в бумажной, но и непосредственно в электронной.

В нем необходимо прописать:

• Вид используемой электронной подписи;
• Порядок подписания электронных документов;
• Действия сторон в случае сбоя в работе информационной системы;
• Условия признания документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равными по юридической силе подписанным бумажным документам;
• Порядок взаимодействия сторон с удостоверяющим акцентом.

Схема электронного документооборота на предприятии

В рамках обмена электронного документооборота российское законодательство позволяет использовать как формализованные (распознанные) документы, так и неформализованные (скан-копии) документы.

Это позволяет внедрять СЭД на отдельном предприятии, которое будет вынуждено обмениваться контрактами со своими еще пользующимися бумажными носителями контрагентами.

Существует три способа ведения электронного документооборота на предприятии:

• Через дилера с использованием общих методов шифрования («Крипто-про» и «Руоткен»);
• Через дилера с разработкой уникальных протоколов шифрования;
• Создание собственного информационного отдела с приемом на работу программистов и инженеров.

В упрощенном виде схема электронного документооборота внутри предприятия выглядит таким образом:

• Сотрудник А составляет документ и подписывает его с помощью ЭЦП, действующая СЭД обеспечивает проверку ЭЦП и передачу документа заинтересованным лицам,
• Сотрудник Б приступает к его обработке, уверенный в его правомочности,
• Затем сотрудник Б подписывает документ своей ЭЦП, если этого требует регламент, и опять передает его сотруднику А через информационную систему.

Что касается входящих документов, то они сканируются и остаются в делопроизводстве. Руководители и рядовые сотрудники могут рассматривать их в электронном виде, используя голосовые и графические поручения для взаимодействия между собой.

Электронный документооборот с налоговой

В 2011 году Минфин и ФНС РФ совместным приказом утвердили порядок предоставления электронных налоговых документов.

В нем не были определен формат, в котором должен осуществляться обмен между налогоплательщиком и налоговой инспекцией. Через год ФНС утвердила формат первичных документов.

Стороны могут использоваться другие форматы для взаимодействия между собой, но в этом случае они смогут воспользоваться правом их предоставления в электронном виде по требованию налоговой инспекции. Но для этого сначала нужно зарегистрироваться в качестве электронного налогоплательщика.

Налоговая отчетность может составляться на бумажных или электронных носителях. В обоих случаях подтверждением подачи отечности налогоплательщиком является квитанция о приеме. В последнем случае по требованию налоговой инспекции налогоплательщик обязан предоставить такие документы в бумажном виде.

Достаточно сложно самостоятельно рассчитать расход топлива при разных режимах эксплуатации, в разную погоду. Именно поэтому и возникает необходимость в программах для учета ГСМ, уже содержащих разработанные и проверенные нормы расходования.

Учет движения путевых листов в электронном виде автоматизирует труд и экономит время бухгалтеров. Как правило, он используется на крупных транспортных предприятиях. О методах учета путевых листов читайте в этой статье.

Существует три способа подачи электронной налоговой отчетности:

• Через Систему гарантированной доставки сообщений в личном кабинете налогоплательщика;
• На магнитных носителях с ЭЦП
• Через программу «Терминал налогоплательщика» в отделениях налоговой инспекции.

Увеличение эффективности работы и сокращение издержек – это цель, которая стоит перед любым предприятием, планирующем оставаться в бизнесе еще в течение долгих лет. И она может быть достигнута с внедрением электронного документооборота, тем более это предусмотрено в российском законодательстве.

Если же все организовать правильно, то электронный документооборот – это залог эффективности современного предприятия.