Электронный документооборот на предприятии

Организация электронного документооборота С распространением компьютеров 100% документов создаются в электронном виде. Тем не менее больше половины из них по-прежнему распечатываются для ознакомления и согласования.

Что же касается обмена документами и подписания договоров между хозяйствующими субъектами, то здесь бумажные носители используются практически всегда.


Пока электронный документооборот в РФ пытаются внедрять только государственные структуры, которые получают на это значительные дотации, и отечественные представительства зарубежных компаний.

Подавляющее же большинство российских предприятий по-прежнему используют бумажный документооборот, не осознавая, что отказ от бумаги привел бы к увеличению эффективности их работы.

Плюсы электронного документооборота на предприятии

Преимущества электронного документооборотаОфициальный партнер «1С» в Тюмени компания «ДИО-Консалт» подсчитала, что с внедрением предприятием электронного документооборота на обработке каждого документа экономится в среднем 1 ч. 35 мин. рабочего времени и 21 рубль.

При этом не была учтена цена канцелярских материалов, без которых никак не обойтись при составлении документации на бумажных носителях. К тому же, договор на бумажном носителе трудно разыскать даже под чутким руководством ответственного за архив сотрудника.

И даже в случае, если его все-таки обнаружили, никто не гарантирует, что его содержание будет возможно разобрать, поскольку чернила могут выцвести с годами. Использование электронного документооборота позволяет раз и навсегда избавится от этой проблемы.

Сравнение временных и финансовых издержек на работу с новым документом при бумажном и электронном документообороте

ПроцессВременные затратыДенежные затраты
БумажныйЭлектронныйБумажныйЭлектронный
Составление документаОт 10 мин. + время на распечатку (5 мин.)От 10 мин.3 руб.1 руб.
Доставка заинтересованным лицам1 ч.1 сек.10 руб.0,01 руб.
Рассмотрение и согласование1 ч. 30 мин.1 ч. 30 мин.
Обратная доставка1 ч.1 сек.10 руб.0,01 руб.
Регистрация и отправка в архив1 руб.
Итого:3 ч. 45 мин.2 ч. 10 мин.23 руб.2,02 руб.
Читайте также:  Электронный документ

 

Современные предприниматели выступают за социально-ответственный бизнес, а отказ от этих расходных материалов приносит пользу всему обществу.

По подсчетам ученых сокращения использования бумаги на 10% развитыми странами приводит к уменьшению выбросов парниковых паров на больше чем 1,5 млн. тонн, что равнозначно загрязнению атмосферы 280 тысячами автомобилей.

Более того в случае необходимости распечатки важных документов для ознакомления внутри предприятия можно использовать обратную сторону бумаги.

Организация электронного документооборота

Как организовать электронный документооборотС правовой точки зрения в РФ нет никаких проблем с внедрением системы электронного документооборота (СЭД) на предприятии.

Еще в 1994 году был разработан отечественный стандарт электронной цифровой подписи (ЭЦП) – ГОС Р 34. 10-94. Электронным документом признается любой документ, в котором информация подается в цифровой форме, пригодной для понимания человека или для обработки в компьютерной программе.

Для того чтобы использовать электронный обмен документами нужно в учетной политике предприятия на будущий год указать, что первичные документы могут составляться не только на бумаге, но и в электронном виде и заверяться ЭЦП.

Электронная подпись может быть квалифицированной или неквалифицированной. В соответствии с российским законодательством электронные документы, заверенные квалифицированной электронной подписью, равнозначны по юридической силе бумажным.

Сервисы для сдачи отчетности в ПФРИспользование специальных онлайн-сервисов для отчетов в ПФР особенно полезно для крупных компаний, где работа бухгалтерского отдела и без регулярных бумажных проверок весьма интенсивна.

При оформлении документов для открытия ИП сокращения недопустимы. Подготавливая документы самостоятельно, необходимо следить за тем, чтобы ни в одном из них не имелось ошибок. Полезную информацию при открытии ИП можно изучить здесь.

Для обмена электронной документацией с контрагентами необходимо заключить с ними письменное соглашение об этом отдельно или как дополнение к конкретному договору.

В первом случае оно будет распространяться на все деловые отношения между партнерами, во втором оно действует только в рамках определенного договора. Соглашение может быть оформлено не только в бумажной, но и непосредственно в электронной.

Читайте также:  Электронный документооборот

В нем необходимо прописать:

  • Вид используемой электронной подписи;
  • Порядок подписания электронных документов;
  • Действия сторон в случае сбоя в работе информационной системы;
  • Условия признания документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равными по юридической силе подписанным бумажным документам;
  • Порядок взаимодействия сторон с удостоверяющим акцентом.

Схема электронного документооборота на предприятии

Схема электронного документооборота на предприятииВ рамках обмена электронного документооборота российское законодательство позволяет использовать как формализованные (распознанные) документы, так и неформализованные (скан-копии) документы.

Это позволяет внедрять СЭД на отдельном предприятии, которое будет вынуждено обмениваться контрактами со своими еще пользующимися бумажными носителями контрагентами.

Исключения составляет только счет-фактура, поскольку здесь оба предприятия-контрагента должны согласиться на использования электронного обмена.

К тому же, обмен ими в силу приказа Минфина не может проводиться напрямую, а только через оператора электронного документооборота.

Существует три способа ведения электронного документооборота на предприятии:

  • Через дилера с использованием общих методов шифрования («Крипто-про» и «Руоткен»);
  • Через дилера с разработкой уникальных протоколов шифрования;
  • Создание собственного информационного отдела с приемом на работу программистов и инженеров.

В упрощенном виде схема электронного документооборота внутри предприятия выглядит таким образом:

  • Сотрудник А составляет документ и подписывает его с помощью ЭЦП, действующая СЭД обеспечивает проверку ЭЦП и передачу документа заинтересованным лицам,
  • Сотрудник Б приступает к его обработке, уверенный в его правомочности,
  • Затем сотрудник Б подписывает документ своей ЭЦП, если этого требует регламент, и опять передает его сотруднику А через информационную систему.

Что касается входящих документов, то они сканируются и остаются в делопроизводстве. Руководители и рядовые сотрудники могут рассматривать их в электронном виде, используя голосовые и графические поручения для взаимодействия между собой.

Электронный документооборот с налоговой

Электронный обмен документамиВ 2011 году Минфин и ФНС РФ совместным приказом утвердили порядок предоставления электронных налоговых документов.

Читайте также:  Обмен электронными документами с ПФР

В нем не были определен формат, в котором должен осуществляться обмен между налогоплательщиком и налоговой инспекцией. Через год ФНС утвердила формат первичных документов.

Стороны могут использоваться другие форматы для взаимодействия между собой, но в этом случае они смогут воспользоваться правом их предоставления в электронном виде по требованию налоговой инспекции. Но для этого сначала нужно зарегистрироваться в качестве электронного налогоплательщика.

Налоговая отчетность может составляться на бумажных или электронных носителях. В обоих случаях подтверждением подачи отечности налогоплательщиком является квитанция о приеме. В последнем случае по требованию налоговой инспекции налогоплательщик обязан предоставить такие документы в бумажном виде.

Алгоритм проверки надежности партнераДостаточно сложно самостоятельно рассчитать расход топлива при разных режимах эксплуатации, в разную погоду. Именно поэтому и возникает необходимость в программах для учета ГСМ, уже содержащих разработанные и проверенные нормы расходования.

Учет движения путевых листов в электронном виде автоматизирует труд и экономит время бухгалтеров. Как правило, он используется на крупных транспортных предприятиях. О методах учета путевых листов читайте в этой статье.

Существует три способа подачи электронной налоговой отчетности:

  • Через Систему гарантированной доставки сообщений в личном кабинете налогоплательщика;
  • На магнитных носителях с ЭЦП
  • Через программу «Терминал налогоплательщика» в отделениях налоговой инспекции.

Увеличение эффективности работы и сокращение издержек – это цель, которая стоит перед любым предприятием, планирующем оставаться в бизнесе еще в течение долгих лет. И она может быть достигнута с внедрением электронного документооборота, тем более это предусмотрено в российском законодательстве.

При этом важно уделить внимание тем документам, которые должны распечатываться в бумажном виде по законодательству и проследить за тем, чтобы бумажный и электронный документооборот не дублировали друг друга, потому что в этом случае ничего сэкономить не удастся.

Если же все организовать правильно, то электронный документооборот – это залог эффективности современного предприятия.

Читайте так же:

  • Обмен электронными документами с ПФРОбмен электронными документами с ПФР Мы живем в 21 веке и уже давно ушли в прошлое отчеты на бумаге, которые нужно срочно доставить в указанный адрес. Это очень неудобно и накладно, особенно, если офис находится в другом […]
  • Программа для подготовки алкогольной декларацииПрограмма для подготовки алкогольной декларации Производство и продажа алкогольной продукции в нашей стране регулируется государством, для чего создана законодательная база. Надзорные функции в данной отрасли возложены на специальную […]

Отправить ответ

Оставьте первый комментарий!

Подписаться на:
avatar
wpDiscuz