Электронный документооборот

Основы электронного документооборотаБумажная волокита во всех её проявлениях – один из обязательных спутников любой управленческой системы старой школы, сегодня можно с уверенностью сказать, что в рамках любой организации она проявляется как один из рисков для эффективности менеджмента.

Работа с документами отнимает огромное время, и все сопутствующие операции, такие как согласование, визирование, архивация и многое другое требуют немалых ресурсов на исполнение.

Когда-то обойтись без всего этого было просто невозможно, но теперь существует электронный документооборот, позволяющий упростить все эти процедуры, а некоторые даже автоматизировать.

Ряд организаций, особенно государственных, до сих пор пытается сопротивляться переходу на компьютерные системы учёта и обработки документов, однако, рано или поздно все бумажные носители будут вытеснены из этой сферы как неэффективные.

Одна из основных сложностей перехода – в том, что система электронного документооборота требует определённых алгоритмов работы и навыков пользователя, не всегда имеющихся у рядового сотрудника типичной организации.

В противовес этому моменту сегодня делается очень многое, чтобы кардинально упростить все пользовательские интерфейсы, сделав их доступными даже для «чайника», и это, безусловно, уже приносит свои плоды.

Применение

электронный документооборотСовременные условия ведения бизнеса, равно как и некоммерческой деятельности, предполагают высокую скорость обмена информацией между субъектами взаимодействий, а также огромный объём этой информации, представляемый в самых разных форматах.

Эффективность коммуникативного процесса – один из непременных факторов успешного развития, именно поэтому электронный документооборот становится необходимостью в силу своей главной особенности – высокой скорости.

Ни одна фирма сегодня не работает без интернета, поскольку только так можно обеспечить нормальную прямую и обратную связь: схема вполне очевидна, всё, что можно оцифровать в этом контексте – подлежит оцифровке.

Сервисы для сдачи отчетности в ПФРСоздание единой формы отчетной документации и специализированный рабочий софт создают все условия для сдачи отчетности в ПФР без проблем.

Перед тем как составить и отправить отчет в Пенсионный фонд, необходимо обязательно произвести сверку фамилий, имен и отчеств работников компании и их индивидуальных страховых номеров. О том, как правильно подготовить отчет в ПФР читайте тут.

Содержание документооборота может быть самым разным в зависимости от организации, но общие преимущества вполне очевидны.

Читайте также:  Обмен электронными документами с ПФР

Снижение расходов на печать. Обслуживание собственных, нещадно эксплуатируемых принтеров, и это не секрет для любого руководителя, всегда отнимает некоторое время и чревато периодическими сбоями оборудования, а из-за них нередко приходится терять время и деньги.

Снижение временных затрат. Не нужно ничего искать по каталогам в огромных стеллажах, поскольку существует быстрый компьютерный поиск, в том числе со сложными логическими выражениями, которые физическим классификаторам недоступны.

Защита информации. Обмен электронными документами гарантирует существенную безопасность и конфиденциальность данных, особенно при применении собственных серверов компании.

Экономия физического пространства. Три шкафа с отчётами несут в себе примерно столько же информации, сколько вполне влезет на стандартный внешний жёсткий диск. Отметим, что размеры диска, очевидно, меньше в тысячи раз. В конечном счёте, это позволяет более эффективно использовать площадь офиса, за каждый метр которой приходится платить аренду.

Усиление прозрачности. Потрясающее преимущество для любого руководителя, ориентированного на сильную команду. Любой документ из системы можно вызвать, запросить статус, проверить, просмотреть, кто имел к нему доступ, кто редактировал и так далее.

Снижение рисков потери данных. Электронный архив документов в отличие от бумажного несложно продублировать в виде резервной копии, зашифровать или переформатировать, исходя из актуальных задач.

Снятие физических ограничений. Когда документы реализуются в виде системы файлов, доступ и обработка могут производиться удалённо, что, опять же, нередко помогает выиграть время.

Функции системы электронного документооборота

Функционал систем электронного документооборотаПереход на цифровые документы повышает уровень формализации между различными сотрудниками: все уровни управления включаются в эту систему, как правило, они начинают общаться на языке технических заданий.

Таким образом, любая задача документируется, что позволяет устанавливать определённый стандарт качества для всех сотрудников.

Среди функций электронного документооборота:

  • Протоколирование ключевых позиций деятельности предприятия, наиболее крупных стратегических совещаний.
  • Оптимизация бизнес-процессов, сопровождаемых комментариями в виде документов различного плана.
  • Накопление знаний, технологий, опыта, баз данных, которые могут использоваться в дальнейшей деятельности. Возможность обобщения информации на основе содержания архива.
  • Удешевление расходов на документооборот.
  • Упрощение доступа к информации.
Читайте также:  Электронный документооборот на предприятии

Юридически значимый электронный документооборот

юридическая сила цифровых данныхС каждым годом юридическая сила цифровых данных становится всё более ощутимой: письма в электронной почте могут применяться как доказательства в суде, а заявление, опубликованное на том или ином сайте без соответствующего пояснения – рассматриваться как публичная оферта.

Юридически значимый электронный документооборот – достаточно сложная задача, стоящая перед каждой современной фирмой. К сожалению, в российском законодательстве нет даже понятия «электронный документ», поэтому некоторые вопросы в этой сфере остаются довольно туманными.

Естественно, наиболее простой формой электронного документооборота может считаться общение сотрудников по электронной почте в процессе потока работ, сейчас его нередко называют англоязычным термином workflow.

Но полноценная система включает в себя несколько существенных элементов, которые должны быть рассмотрены отдельно.

Операторы электронных документооборотов

Операторы электронного документооборотаОператор электронного документооборота – это организация, имеющая соответствующий опыт, технологии и полномочия. Сегодня в России этим может похвастаться редкая фирма, поэтому такие посредники представляют огромный интерес для компаний.

Этим требованиям отвечают и госструктуры, такие как ФНС, Росстат или ПФР, впрочем, по понятным причинам, коммерческий сектор предпочитает не зависеть от подобных медиаторов.

Типичный оператор является узкоспециализированной организацией, сосредоточенной на обработке и хранении информации.

Благодаря использованию технологий шифрования и систем защиты конфиденциальность данных и санкционирование доступа здесь закрепляется технически и документально целым комплексом всевозможных условий.

Цифровая подпись

Цифровая подписьЭлектронная цифровая подпись представляет собой наиболее знакомый российским фирмам способ защиты информации. Конкретный человек на должности получает сертификат, чаще всего это флэш-накопитель с ключом.

Ключ содержит информацию, удостоверяющую личность и полномочия человека, например, его право и обязанность формировать годовой отчёт компании.

При пересылке файл зашифровывается с помощью ключа, перевести его в оригинальный вид может только целевая принимающая сторона, поэтому хищение информации невозможно даже при утечке данных.

Читайте также:  Электронный документооборот

ЭЦП имеет беспрецедентную надёжность, но предъявляет существенные требования по компьютерной компетенции к владельцу.

Программа для учета персоналаКонтроль рабочего времени персонала позволяет не только следить чтобы сотрудник приходил вовремя на работу, но и занимался рабочими делами в течение дня, так как на практике очень часто работники пренебрегают рабочим временем и отвлекаются на свои дела.

Организация кадрового учета ИП ненадлежащим образом грозит ИП привлечением к ответственности, в том числе вплоть до уголовной. О том, как правильно вести кадровый учет предпринимателям читайте в этой статье.

Следует отметить, что переход на электронные документы должен быть постепенным и учитывать внешние связи компании. Несмотря на действие закона об электронной подписи далеко не все подрядчики и соисполнители доверяют подобном подходу.

Основы криптографии и работы с ЭЦП требуют некоторого пользовательского опыта, в этой ситуации не будет лишним проведение специальных семинаров и тренингов, а также оформление пошаговых инструкций по работе с такими нововведениями.

Эффект от введения полноценной системы электронного документооборота может быть замедленным, но практически всегда очевидно положительное влияние на качество менеджмента в системе, управление персоналом становится более прозрачным, а задачи более чёткими и ясными.


Читайте так же:

  • Сдача алкогольной декларацииСдача алкогольной декларации Согласно закону Российской Федерации от 18 июля 2011 года, номер 218 ФЗ, с января 2012 года, организации, индивидуальные предприниматели, а также частные лица, осуществляющие розничную […]
  • Корректировка алкогольной декларацииКорректировка алкогольной декларации Алкогольной декларацией принято называть документ, подаваемый юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями в Федеральную службу по регулированию алкогольного рынка по […]

Отправить ответ

Оставьте первый комментарий!

Подписаться на:
avatar
wpDiscuz