Электронный документооборот

Вся деятельность любой организации осуществляется через обмен документами на бумажном носителе. Расширение информационного общества привели к появлению электронных документов.

Такая форма документов все больше применяется среди управленческого персонала различных организаций и других структур. Большое распространение приобрели электронные государственные услуги, взаимодействие с Пенсионным фондом и налоговой инспекцией.

Также и среди различных организаций стал активно применяться электронный документооборот.

Законы об электронном документообороте

Электронный обмен бухгалтерскими документами был узаконен несколько лет назад.

С 2002 года Федеральным законом № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» бумажные и электронные документы были приравнены по своей юридической силе, но в июле 2013 года этот нормативный акт недействителен.

Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» установлены основные правила взаимодействия организаций с применением электронной подписи. Совместный приказ Министерства финансов и ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ утвердил основные правила предоставления документов в налоговую инспекцию.

Постановлением Правительства №1137 от 26.12.2011г. определены правила заполнения и новые формы счета-фактуры, и ряда других учетных документов. Обмен счетами-фактурами в электронной форме по специальной связи производится в определенном формате, который утвержден приказом ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@.

Перед тем как начать подготовку отчета в Пенсионный фонд, необходимо обязательно произвести сверку фамилий, имен и отчеств работников компании и их индивидуальных страховых номеров.

В 2014 году, начиная с 1-го отчетного периода, пенсионный фонд осуществил переход на единую форму отчетной документации. О том как сдать отчет в ПФР без проблем читайте здесь.

Приказ Федеральной налоговой службы от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@ определил, в каком формате должны быть некоторые бухгалтерские учетные документы для обмена и предоставления в налоговые органы.

Весь обмен учетными документами в электронном формате между контрагентами происходит с помощью операторов электронного документооборота, которые руководствуются приказом ФНС от 20 апреля 2012 г. № ММВ-7-6/253@.

Плюсы электронного документооборота

Все вносимые законодательством изменения во взаимодействие между контрагентами, несомненно, имеют ряд преимуществ.

Введение электронного документооборота приводит к сокращению времени для обмена документацией. Это происходит за счет экономии периода на оформление и доставку документов между организациями как с одной, так и с другой стороны.

Экономится время при учете проводимых операций в бухгалтерских регистрах, при контроле ошибок, сокращении этапов обработки документов и формировании отчетности.

За счет использования электронных документов сокращаются расходы организации, связанные с оформлением и доставкой бумажных документов. Снижаются затраты организации на почтовые услуги, различный расходный материал, бумагу, обслуживание печатной офисной техники, на архивацию и хранение бумажных документов.

Исключается двойная работа при утрате документов во время доставки к контрагенту, печати нескольких экземпляров по различным запросам.

Минусы электронного документооборота

Технология документооборота. Обмен бумажными документами среди различных организаций и структур понятен, привычен и сформирован годами, электронный обмен документами с поставщиками существует короткий срок и может способствовать появлению некоторых вопросов и неясностей.

Техническая оснащенность организации. Перед введением электронного документооборота в организации необходимо подготовить программные продукты, технику, которые смогут работать с электронной документацией. Также обучить персонал для управления процессом документооборота и работы с программно-техническими средствами.

ЭЦП. Электронный документооборот ввел новую сферу – управление сертификатом электронной подписи. В связи с тем, что срок действия сертификата только один год, необходимо отслеживать эти даты и оформлять новый.

Хранение электронных бухгалтерских документов тоже новая сфера деятельности в организации, которая повлечет за собой расширение технического персонала для создания электронных архивов или резервного копирования документов.

Документы в электронном документообороте

Организация имеет право создавать в электронном виде почти все учетные документы.

Первичные документы, которые составлены в электронной форме и подписаны электронной подписью, считаются равными по юридической силе с бумажными документами, подписанными руководителем лично.

По запросам контролирующих органов организации обязаны предоставить бумажные ксерокопии электронных документов.

Федеральная налоговая служба утвердила определенные электронные форматы для счета-фактуры, акта выполненных работ и накладной ТОРГ-12. Они считаются рекомендательными и соответственно, могут не применяться организациями при документообороте.

Но, для того, чтобы избежать различных проблем с налоговой инспекцией при контроле и налогообложении, лучше использовать утвержденный формат.

Прочие учетные документы отправляются контрагентам электронной почтой. При согласовании сторон их можно подписать электронной подписью.

Организация электронного документооборота

Перед тем как начать обмен учетными документами в электронном виде с контрагентами, в организации следует определить, в каком порядке он будет производиться.

Необходимо назначить ответственных лиц, внести корректировки в учетную политику и определить правила, на основании которых будут создаваться, передаваться и храниться электронные документы.

Обязательным условием электронного документооборота должно быть заключение между организациями соглашения об обмене документами в электронной форме. Это соглашение необходимо заключить в письменном виде и установить любой срок действия.

Также следует связаться с оператором и обсудить условия, по которым будет реализовываться электронный обмен документами.

Оформить соглашение с оператором электронного документооборота и в любом аккредитованном удостоверяющем центре получить сертификат электронной подписи. Электронная подпись представлена как определенные символы, которые впоследствии присоединяются к электронному документу.

Предприниматель обязан грамотно составлять свою годовую отчетность при УСН, а также делать это своевременно. В процессе составления отчетности тщательно учитываются движение всех материальных средств за отчетный период.

Четыре раза в год организации и индивидуальные предприниматели, в бизнесе которых задействован труд наемных работников, должны представлять расчет РСВ-1. Побробнее о сроках сдачи отчетов в ПФР читайте тут.

Первичные бухгалтерские документы (счет-фактура, акт выполненных работ и товарная накладная), оформленные на бумаге и подписанные руководителем, с которыми привыкли работать все организации, постепенно переведутся в электронный формат.

Весь документооборот между контрагентами происходит по следующей схеме:

• Организация-продавец создает в своей учетной системе документ. Используя криптографическое программное обеспечение, подписывает документ электронной подписью. Следующим шагом организация загружает оформленный документ в систему оператора и отправляет контрагенту, который принимает его через специальное программное обеспечение.
• Затем покупатель вводит полученный электронный документ в свою учетную программу, проверяет на соответствие сделки, если все оформлено без ошибок, то ставит свою электронную подпись и через оператора отправляет обратно продавцу. Если вовремя проверки обнаружены неточности или ошибки, покупатель отправляет продавцу уведомление об отказе с указанием причин.

Организация-продавец отражает электронный документ в своем бухгалтерском учете, как выставленный после получения подтверждающего сигнала от оператора электронного документооборота о принятии файла и извещения покупателя о том, что документ получен.

Документы, оформленные в электронной форме и подписанные электронной подписью, имеют равную правовую силу, как и подписанные руководителем бумажные документы.

Документооборот между организациями производится через оператора, что позволяет сократить время на учет и обработку