Путевые листы

Почти все государственные и коммерческие организации имеют транспорт, либо арендуют его и у водителя обязательно наличие путевого листа, если он осуществляет перевозку грузов.

Учет работы водителей задача хозяйственной деятельности предприятия. Расход топлива, смазочных материалов, место отправления и прибытия машины, наименование груза и другие сведения должны быть зафиксированы в отчетных документах.

Первичный документ в дорогу – путевой лист автомобиля.

Формы путевых листов грузовых автомобилей

У водителей грузовиков путевой лист это – документ строгой отчетности. Изготовляется бланк по заказу министерств, ведомств и предприятий из бумаги с типографской нумерацией в необходимом количестве для удовлетворения нужд организаций.

• форму 4-С (сдельная) используют для осуществления работы транспорта по сдельным расценкам по Единому тарифу;
• форма N 4-п – для грузового автомобиля с повременной оплатой;
• форма № ПГ-1 (Приказ Минтранса России от 30.06.2000 г. № 68) – для транспорта предпринимателя.

Междугородний тип (форма 4-м) применяется при перевозках на дальние расстояния. В этом случае лист имеет красную полоску на лицевой стороне с соответствующей типографской надписью “междугородные перевозки”.

Бланк путевого листа хранится на складе предприятия. Документ при необходимости выдается под расписку ответственному лицу. Как правило, это диспетчер, заведующий гаража, начальник эксплуатационного участка, бухгалтер.

Правила оформления путевых листов

Законодательство предъявляет требования по внесению информации в него. Документ признается недействительным, если не проставлены в нем:

• Дата выдачи,
• Печать организации,
• Штамп предприятия.

Если хоть один из приведенных выше пунктов пропущен, то лист заполнен неверно.

Путевой лист автомобиля заполняется уполномоченным лицом и выдается водителю под расписку только тогда, когда он сдал имеющийся предыдущий лист.

Если работа связана с перевозкой материально-товарных ценностей, водителю вместе с путевым листом выдается соответствующая накладная (ТТН). Накладная прикладывается к листу, и оба документа хранятся вместе для необходимой их сверки в проведении проверок.

Раз в квартал представители малого бизнеса, выбравшие УСН должны подать отчет в ПФР, касающуюся страховых взносов, по форме РВС-1. Крайний срок – 15-е число второго календарного месяца, который следует за отчетным периодом.

Документы, заверенные ЭЦП, не потеряются, не порвутся и не пропадут, что часто происходит с их бумажными аналогами, а кроме того, значительно снижаются и затраты на документооборот. О преимуществах и использовании ЭЦП на документах читайте здесь.

Бухгалтерия выдает один экземпляр накладной водителю. Сведения о массе груза и номер накладной заносятся в путевой лист. Помимо этого, в его бланке имеются 2 отрывных талона, в которые заказчик вносит сведения. Позже эти отрывные талоны передаются вместе со счетом клиенту как доказательство, что работа выполнена.

Клиент в соответствующие графы вписывает дату выдачи и номер. Так же в талоне отражается название организации, на чьем транспорте осуществляется грузоперевозка, марки и госномера автомобилей и прицепов (если они имеются).

Иногда бухгалтеры упрощают ведение путевых листов (не вносят сведения о расходе топлива). Такая ситуация характерна для малых организаций.

В Постановлении Госкомстата России № 78 путевой лист должен заполнять диспетчером, начальник участка или заведующим гаражом. Либо организация уполномочивает бухгалтера утвержденным распоряжением руководства.

Порядок заполнения путевого листа

Строка “Автомобиль” отражает марку, государственный номер, тип автомобиля, его гаражный номер. В строку “Водитель” записывают фамилию, инициалы, номер служебного удостоверения, класс водителя. В “Табельный номер” – номер, присвоенный водителю на автопредприятии.

Строка “Колонна, бригада” отражает номера колонны, бригады, в составе которых числятся водитель и автомобиль. В графу “Сопровождающие лица” записывают фамилии лиц, их инициалы (грузчики, экспедитор, стажер).

В форме 4-п содержится раздел «Задание водителю». В 16-ю графу «В чье распоряжение» (разовый заказ клиента) диспетчер пишет адрес, наименование предприятия, к кому прибывает грузовой автомобиль. Строки №18 и №17 содержат сведения о времени убытия/прибытия (по плану). В графу № 19 вписывается количество рабочих часов, а число поездок – в №20.

В строке «Заказчик» – название принимающей организации, фамилия с инициалами лица, ответственного за прием транспорта.

Графа «Время» отражает часы и минуты прибытия/убытия машин. «Спидометр» – показатели счетчика на момент приезда/отъезда. В графе «Количество поездок» отмечается число выполненных перевозок.

Чтобы обезопасить бизнес от заключения сделки с недобросовестными партнерами, способными серьезно подорвать финансовое благополучие фирмы, предусмотрены специальные сервисы для проверки контрагентов на добросовестность.

Благодаря сервису «Контур-Фокус» можно быстро проверить контрагента через базы Федеральной налоговой службы и Росстата, получив мгновенные выписки из ЕГРЮЛ, ЕГРИП (в формате .pdf) и сведения о банкротстве. Подробнее о сервисе читайте здесь.

Строку «Штамп и подпись клиента» заполняет заказчик. Сведения его подтверждают правильность реквизитов. В графе «Выполнение задания» – информация о маршрутах движения транспорта – куда и откуда поездки. Сведения подтверждает подпись клиента.

В строке “Режим работы” отражается код или режим работы (командировка, в будние дни, суммированный учет рабочего времени, работа в выходной день или праздничный, работа по графику, вне графика).

Графа 22 “Расстояние” – расстояния перевозок грузов по карте, либо по данным дорожных органов, по показателям спидометра автомобиля (в сезон), зафиксированными в акте предприятия. В графе №23 “Перевезти тонн” – количество груза, необходимое для заказчика.

Для легкового автомобиля

Бланки для легкового автомобиля:

• Путевой лист. Форма № 3, (постановление Госкомстата № 78 от 28.11.97),
• Форма № ПГ – 1,
• Товарно-транспортная накладная (ТТН).

При выпуске автомобиля в рейс организация обязана выдать водителю путевой лист соответствующей формы. Выпуск автомобиля без заполненного бланка утвержденной формы категорически запрещается.

Заполнение путевых листов по форме № ПГ-1

Упрощенные неточные сведения влекут за собой проблемы. Документация проходит проверку у налоговых органов, а чаще всего – на пути следования автомобиля работают посты ГИБДД.

Водитель при себе должен иметь отчетный документ и предъявлять его сотруднику дорожно-постовой службы для проверки по требованию.

За отсутствие путевого листа накладывается административный штраф.