Путевые листы в организации

Путевой лист является главным документом для учета расхода топлива, величины пробега, маршрута движения автомобиля, принадлежащего предприятию.

Этот типовой документ имеет универсальную форму, принятую Госкомстатом еще в 1997 году и сохраняемую до сих пор.

Этот документ используется во всех частных и государственных организациях любой формы собственности, где имеется автомобиль и где необходима транспортировка того или иного груза.

Общий порядок ведения журнала учета путевых листов

Распределение диспетчером путевых листов между водителями происходит только на один день (смену). Исключением могут быть длительные командировки – в таком случае путевой лист выписывается на все время пути.

При обращении с путевыми листами нужно принимать во внимание следующие правила:

• бухгалтерия должна хранить путевой лист не меньше 5 лет;
• вносить изменения и коррективы в путевой лист по тому или иному показателю (например, расходу бензина) нежелательно, однако, если такая необходимость существует, исправление необходимо закрепить подписями двух ответственных лиц (скажем, водителя и механика);
• для списания бухгалтерией ГСМ необходимо, чтобы к листу были приложены квитанции об оплате топлива;
• если водитель использует в интересах организации свое личное транспортное средство, эта информация также должна быть отражена в путевом листе для получения водителем последующей компенсации.

Реквизиты и сведения в путевых листах

Какие сведения должны быть в путевом листе? Конечно же, название выдавшей его компании,  штамп и печать. На путевом листе должны быть указаны дата выдачи документа и порядковый номер, присвоенный выдавшим его предприятием.

Важно, чтобы содержалась информация о самом автомобиле – марка и регистрационный номер. Графа «Лицензионная карточка» заполняется только в случае, когда осуществляются перевозки грузов, требующие лицензии.

Если же автомобиль используется, например, для поездок крупного менеджера компании, в этой графе ставится прочерк.

Вся эта информация содержится на лицевой части документа. На оборотной же стороне прописываются индивидуальные сведения о конкретной поездке.

Указываются следующие параметры маршрута:

• время отправления и возвращения автомобиля,
• пункт назначения по маршруту,
• общий километраж.

Также путевой лист может содержать графу «Код заказчика», которая заполняется, если транспортное средство работает по заказу.

Расчет заработной платы по окладу представляет собой достаточно сложную операцию. При проведении исчислений очень важно не допускать математических ошибок, которые могут повлиять на правильность и полноту финансовых расчетов с работниками предприятия.

Обязанность расчета компенсации за задержку заработной платы закреплена в Трудовом кодексе РФ. В организации вправе установить свой размер компенсаций трудовому коллективу в подобных случаях, цифра указывается в договоре. Подробности читайте тут.

На основе этих показателей не только погашается стоимость бензина, но и рассчитывается заработная плата водителя.

Есть в документе и специальный блок для бухгалтеров, который называется «Результат работы автомобиля за смену». Здесь рассчитать заработную плату можно одним из двух способов: по повременной системе (соответствующая графа «за часы, руб., коп.) и по сдельной системе (соответствующая графа «за километраж, руб., коп.). Лист должен быть заверен подписью бухгалтера.

Отражение сведений о здоровье водителя

Если организация осуществляет перевозку людей, на водителя ложится огромная ответственность за их безопасность.

Именно поэтому согласно Федеральному закону России каждый водитель должен регулярно проходить медицинские освидетельствования до отправки в поездку и по возвращении из нее. Естественно, эта информация должна отражаться и в путевом листе.

Подтверждением нормального состояния водителя является штамп, содержащий точное время и дату прохождения осмотра, а также подпись с фамилией и инициалами ответственного медицинского работника. Естественно, никакой штамп не будет проставлен, если водитель себя плохо чувствует или находится в состоянии алкогольного опьянения.

Медицинские осмотры до отправки в рейс имеют право осуществлять лишь лицензированные учреждения и специалисты.

Учет путевых листов в организации

Хотя обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утвержденные приказом Минтранса № 152 от 18.09.2008, изложены четко и ясно, тем не менее у бухгалтеров периодически возникают вопросы и спорные моменты по учету путевых листов в организации.

Больше всего споров возникает относительно сроков путевого листа. Как говорилось выше, путевой лист выдается на сутки, за исключением случаев, связанных с командировками. Но как быть с путевыми листами, если водитель отправляется в поездку длительностью в несколько недель? Ведь затраты на топливо отражаются в бухгалтерском балансе ежемесячно на основе сведений путевых листов.

Министерство финансов России дает следующее пояснение: можно выписывать путевой лист на любой срок, но лишь в том случае, если он будет справедливо отражать расходы на ГСМ и учитывать рабочее время. Для государственных органов это также важно, учитывая, что на основе этой информации формируется сумма налога на прибыль транспортных организаций.

Естественно, в путевом листе данные спидометра на начало рабочей смены должны сходиться с показателями на окончание предыдущей смены – таким образом можно удостовериться, что транспортное средство не используется во внерабочее время для личных нужд.

Учет движения путевых листов в электронном виде

Учет движения путевых листов в электронном виде автоматизирует труд и экономит время бухгалтеров. Как правило, он используется на крупных транспортных предприятиях, где отследить наличие и обеспечить хранение каждого листа не представляется возможным.

Существует широкий выбор программ для бухгалтерии, осуществляющих транспортный учет. Одной из самых оптимальных считается система «Путевые листы».

«Путевые листы» – это целый программный комплекс, позволяющий вести деятельность от лица того или иного работника транспортной организации.

Есть несколько режимов:

• режим диспетчера АТП,
• режим механика,
• режим инженера по техническому обеспечению,
• режим бухгалтерского расчета бензина,
• режим расчета стоимости работы автомобиля.

Конечно, полезнее всего эта программа для бухгалтера, поскольку именно он несет ответственность за хранение и ведение журнала учета путевых листов (корректность он подкрепляет собственной подписью). Однако и другие режимы приносят предприятию огромную пользу.

Обращение представителей бизнеса за услугами кадрового делопроизводства к аутсорсинговым компаниям приобретает все большую популярность. Это объясняется желанием получить профессиональную помощь, сократить затраты на его ведение и сформировать в компании систему эффективного управления персоналом.

Основы, принципы и некоторые вопросы трудовых отношений и правил ведения кадрового учета, регулирует Трудовой Кодекс РФ. О правильном ведении кадрового учета можно узнать из этой статьи.

Например, режим расчета стоимости работы автомобиля позволяет компании эффективно формировать автопарк и оптимизировать расходы на содержание служебных автомобилей. А режим для инженера позволяет отражать в программе актуальную информацию о техническом состоянии автомобиля и производить расчеты стоимости регулярных техосмотров.

Учитывая установившиеся высокие цены на топливо, журнал учета путевых листов является важнейшим документом любой организации. Особенно это актуально для компаний, чья основная деятельность как раз и заключается в транспортных перевозках.

Путевые листы им позволяют не только правильно оценивать стоимость затраченного горючего, но и формировать обоснованную отчетность перед государством для расчета налога на прибыль.