Для достижения успеха в сфере предпринимательской деятельности постоянно приходится решать различного рода проблемы.
При наличии собственного автопарка одна из важнейших задач, требующая повышенного внимания и контроля, – учет горючих и смазочных материалов.
Ни для кого не секрет, что многие работники (включая водителей, механиков, заведующих гаражом и др.) принимают участие в нелегальном бизнесе, основанном на продаже слитого бензина. Это встречается практически везде, где нет должного контроля за учетом ГСМ.
О том, каким образом его наладить и достичь экономии, и пойдет речь далее.
Содержнание:
Прежде чем налаживать систему контроля топлива, следует осведомиться, каким образом происходит его хищение.
Вариантов масса, но наиболее часто встречающиеся схемы махинаций по воровству топлива следующие:
Предоставление в бухгалтерию “левых” чеков о заправке. Эта схема работает на тех предприятиях, где водители приобретают ГСМ за наличный расчет и отчитываются по чекам в бухгалтерии. Водители, ссылаясь на превышение установленных норм списания топлива, приобретают у третьих лиц чеки на заправку и получают за них компенсацию на своей фирме.
Слив ГСМ с рабочих автомобилей. Зачастую в баке автомобилей остается неизрасходованное топливо. Оно и используется не чистыми на руку водителями для заправки собственного транспорта или для продажи по низкой цене.
Лишние рейсы. Без надлежащего контроля путевых листов водители могут совершать рейсы по-своему усмотрению. Например, чтобы перевезти строительный материал на дачу или сделать на пару рейсов больше на маршрутном такси и не отчитаться за них.
Подкручивание одометра. С помощью специальных устройств водители могут после рабочей смены накрутить счетчик до нужных показаний. На разницу между фактическими и накрученными значениями водители покупают “левые” чеки либо сливают бензин из бака.
Есть еще масса вариантов обмануть предприятие. Сама организация несет убытки главным образом не от сворованного топлива, а от вынужденного времени простоя транспортного средства.
Вследствие убытков, получаемых организациями за счет воровства и халатного отношения к служебным обязанностям, на многих предприятиях стали внедряться системы мониторинга и контроля за автопарком.
Все они имеют одинаковое предназначение – учет фактического использования ГСМ. В зависимости от типа оборудования, устанавливаемого в автомобилях, определяется качество учета и другие показатели работы системы.
Выделяют 3 основных варианта систем контроля за топливом:
Телекоммуникационное оборудование, работающее со спутниками – Глонасс или GPS.
Наиболее простой и доступный вариант для небольших предприятий, ограниченных в финансах.
Тип работы: устройство монтируется в транспортное средство, а по электронной карте можно прослеживать его передвижение, скорость, остановки и др. Подсчет затрачиваемого бензина осуществляется специальными программами.
Эта система значительно упрощает определение расхода топлива, но имеет ряд значимых недостатков:
Обязанность расчета компенсации за задержку заработной платы закреплена в Трудовом кодексе РФ. В организации вправе установить свой размер компенсаций трудовому коллективу в подобных случаях, цифра указывается в договоре.
Когда осуществляется расчет заработной платы по окладу, бухгалтером используются следующие документы: трудовой договор, штатное расписание, приказы о премиях и поощрениях, табель учета рабочего времени, расчетная ведомость, и т.д. О расчете зарплаты по окладу читайте тут.
Комплекс оборудований, включающий передающее устройство, датчики уровня бензина в баке и штатные датчики.
Это довольно надежный и экономичный вариант, позволяющий точно определять количество залитого в бак автомобиля бензина и его расходование. Стоимость на данное оборудование вполне доступная для предприятия среднего уровня.
Для контроля за автопарком на удалении и анализа получаемой с системы информации необходима должность диспетчера. Оптимальное сочетание цены и качества.
Специализированная установка с большим количеством дополнительного оборудования.
Ее состав может несколько отличаться, но наличие спутникового мониторинга обязательно для всех комплектаций. Также в качестве дополнительного оснащения могут быть температурные датчики, расходомеры топлива, датчики давления и др. Эти системы применяются на крупнейших предприятиях, на которых затрачивается большое количество ГСМ, – судах, тепловозах, универсальной наземной технике и др.
Стоят такие установки немало, но их внедрение приводит к значительной экономии финансов предприятия. Это объясняет довольно быструю окупаемость оборудования – в среднем всего за 3 месяца работы.
Использование на предприятии системы контроля за расходом топлива позволяет решать такие задачи:
Эффективность внедрения на предприятии системы мониторинга за ГСМ достигается и за счет психологического воздействия на работников. Они, чувствуя контроль, более ответственно начинают подходить к своим обязанностям, что повышает эффективность и производительность труда.
Все эти факторы способствуют значительной экономии средств организации, повышая ее конкурентоспособность.
Внедрение системы мониторинга расхода топлива не исключает необходимость организации учета ГСМ, начиная с первичных документов.
Бухгалтерский учет расхода топлива на предприятии осуществляется на основании Положения “О бухгалтерском учете и отчетности”.
[note]К учету бензин принимается по фактической стоимости – цена приобретения без НДС на счет 10 “Материалы” субсчет 3 “Топливо”.[/note]
В законодательстве нет ограничений, касающихся списания стоимости ГСМ на себестоимость продукции. Главное условие, позволяющее это делать, – наличие документов, подтверждающих использование топлива в предпринимательской деятельности.
Об этом свидетельствуют путевые листы и товарно-транспортные накладные, дополнительно прилагаемые к ним. В этих документах содержится вся информация о пробеге, заправках и массе перевозимого груза, необходимая для расчета нормируемого расхода бензина для конкретного автомобиля.
В целях исчисления налогооблагаемой прибыли расходы на топливо могут быть учтены двумя способами: в составе материальных затрат и прочих расходов, связанных с основной деятельностью предприятия.
Обращение представителей бизнеса за услугами кадрового учета к аутсорсинговым компаниям приобретает все большую популярность. Это объясняется желанием получить профессиональную помощь и сформировать систему эффективного управления персоналом, обеспечив себя хорошими кадрами.
Работа кадровика может быть очень интенсивной, особенно если предприятие крупное, а сотрудников много. На помощь приходят некоторые программы, значительно упрощающие учет кадров в компании. О программах для управления персоналом читайте тут.
Выбор способа зависит от назначения автомобиля: для производственных целей эти расходы включаются в материальные затраты, для управленческих нужд – в прочие. Расходы на топливо и смазочные материалы списываются по фактическим затратам. Они должны быть подтверждены документально и обоснованы с экономической точки зрения (ст. 252 Налогового кодекса РФ).
Экономичный расход топлива и его жесткий учет – важнейшие задачи, решение которых является обязательным условием для эффективной работы субъекта предпринимательства.
Отправить ответ