Списание ГСМ

Расходы предприятия на ГСМ должны правильно рассчитываться и документально подтверждаться.

При надлежащем оформлении они могут быть отнесены на расходные статьи компании, тем самым уменьшая налогооблагаемую основу при расчете налога по прибыль.

Именно это является важной причиной для того, чтобы учету и списанию горюче-смазочных материалов на любом предприятии уделялось самое пристальное внимание.

Успешность любого бизнеса, как известно, обеспечивается за счет того, что ни один из аспектов деятельности организации не должен оставаться без внимания. Это в полной мере относится и к такому важному вопросу, как списание горюче-смазочных материалов.

Определение ГСМ и нормативы расходования топлива

Понятие «горюче-смазочные материалы» объединяет в себе топливо и иные средства, необходимые для бесперебойной работы транспорта. К ГСМ относятся:

• топливо (бензин, дизель, газ);
• вспомогательные средства (масла, смазки);
• специальные жидкости (тормозные или охлаждающие).

Списание перечисленных видов материалов осуществляется с использованием нормативов, утвержденных Минтрансом России или самостоятельно разработанных конкретной организацией, с учетом:

• технических параметров автомобилей;
• времени года и сезонных изменений в объеме потребления;
• актов контрольных замеров расходования топливных ресурсов;
• корректирующих коэффициентов, учитывающих условия эксплуатации транспортных средств.

На основании приказа руководство компании утверждает расчет нормы списания ГСМ. Если утвержденный размер расходов значительно превышает законодательно определяемые значения, их обоснованность может стать причиной вопросов со стороны налоговых органов.

Ответственным сотрудником предприятия в листе указываются день выдачи и номер документа, проставляются штамп и печать выдавшей его организации, а также заносятся показания со спидометра автомобиля, показатели топливного расхода и точный маршрут поездки.

Некорректное или не в неполном объеме заполнение реквизитов учетной документации приводит к искажению сведений о главных показателях работы транспортных средств, необходимых для бухгалтерского и налогового учета.

Программа для проверки отчета в ПФ CheckPFR позволяет страхователю самостоятельно осуществлять предварительную проверку. Такая процедура способствует устранению ошибок на месте и в разы увеличивает шансы сдать отчеты с первого раза.

Сдача отчетов ИП через Интернет займет не больше 10 минут. Кроме того, ошибки в заполнении документов полностью исключены. Более подробно о сдаче отчетов через Интернет читайте тут.

При обнаружении проверяющими органами несоответствий или нарушений в заполнении документов списание ГСМ по путевому листу вполне может быть признано неправомерным, и топливные затраты будут исключены из статьи расходов. Кроме путевого листа, подтверждением расхода ГСМ служат ведомости учета, первичные документы на их закуп и акты списания.

При использовании личного автотранспорта для служебных потребностей и выплате предприятием полагающейся в таких случаях компенсации обоснованность подобных расходов должна согласно требованиям Министерства финансов РФ также подтверждаться документами (путевыми листами).

Учет и списание ГСМ на предприятии

Определение количества подлежащего списанию топлива по нормам осуществляется на основе следующих показателей:

• фактической длительности маршрута в ходе рабочего дня;
• реального пробега транспортного средства за полную рабочую смену по показаниям спидометра;
• потребления топлива за один рабочий день на расстояние 100 км;
• нормативов расходования ресурса (на 100 км).

Действуют следующие варианты оценки ГСМ в целях списания:

• по себестоимости (единицы ресурса);
• по себестоимости (средней);
• ФИФО (из себестоимости первых закупленных ресурсов);
• ЛИФО (из себестоимости последних купленных ресурсов).

Метод вычета товара по себестоимости на единицу, предпочтителен при работе с незначительным перечнем товара. В таком случае достаточно просто выяснить партию, откуда выбыли товары. Причем стоимость последних в ходе продолжительного периода времени мало изменяется.

В такой ситуации отдельный учет любой приобретенной партии товара не представляет сложности, а ресурсы выводятся по стоимости принятия (на учет). При списании ГСМ проследить поступившую партию, откуда средства списаны, достаточно сложно. Поэтому целесообразно использование иных методов списания топлива на предприятии.

Метод учета списания по второму типу состоит в том, что по каждому определенному ресурсу себестоимость определяют делением показателя общей себестоимости товара (начальное значение плюс прибывшие в течение месяца) на его количество (значение на начало плюс прибытие за период).

Значение себестоимости единицы (средней) может варьироваться в разные периоды. Сальдо счетов учета принято отражать по среднему значению себестоимости.

Программа для управления персоналом «ОфисМетрика» учитывает время ухода – прихода сотрудника, длительность его отлучек от рабочего места, а также показывает уровень его вовлеченности в работу.

Большой спектр функций службы кадров неизбежно требует наличия нескольких квалифицированных работников, поэтому на практике многие компании предпочитают обратиться к услугам аутсорсера. Об услугах кадрового делопроизводства читайте здесь.

При списании по ФИФО виды продукции выводятся в порядке их покупки. Материалы из следующих закупов не списываются до полного израсходования предыдущей партии. Отпущенные виды оценивают по фактической себестоимости ранних по дате покупки образцов, а остаток в конце периода – по себестоимости последних.

Стоимость ресурсов, выведенных таким способом, может определяться следующим образом:

• Вначале выполняется списание по значению цены первой закупленной партии товара. Если количество списания превышает эту партию, то затем списывается вторая и так далее. Остаток определяют как разность стоимости товаров и общей стоимости закупленных в течение месяца (с учетом показателя на начало).
• Значение остатка ресурса для окончания периода рассчитывают по стоимости последнего закупленного товара. Стоимость списанных в производство материалов получается при вычете полученного значения из общего показателя стоимости прихода за отчетный период (с учетом остатка на начало).

В этом случае списанные ресурсы оценивают по фактической себестоимости последних приобретенных образцов, а на конец месяца размер остатка оценивают по себестоимости наиболее раннего приобретения. Если начальные закупы дешевле последующих, топливо списывают по большей цене. Себестоимость ресурса получается выше, а прибыль меньше.

Списание ГСМ по арендованному транспорту

Договор аренды автотранспорта (с водителем или без водителя) на любой срок заключается в письменном виде. Если пунктами соглашения не предусматривается иное, то затраты по использованию транспортного средства, топливные в том числе, относят на арендодателя.

Если указанные затраты осуществляются за счет арендатора, то стоимость потребленных ГСМ выносится по бухгалтерскому учету на его расходы в общем порядке.

Проводку по списанию ресурса выполняют исключительно при предоставлении подтверждающего документа в виде путевого листа и акта на выбытие ГСМ. Лист предназначается для вывода топлива в статьи расхода, а акт – для списания иных материалов, в первую очередь смазочных.

Проводку по постановке ГСМ в учет выполняют по авансовому отчету и по подтверждении оплаты (накладной, чеку, счетe-фактуре).

Для предприятия, списание ГСМ по путевым листам в расходные статьи возможно при условии соблюдения всех требований по учету и оформлению. Иначе очередная налоговая проверка сделает вывод о необоснованности списания материалов в расходы, неправильном расчете причитающегося налогового платежа с наложением соответствующих штрафных санкций.