Контроль рабочего времени персонала

Под определением «рабочее время» подразумевается промежуток дня, на протяжении которого сотрудник должен заниматься своими рабочими обязанностями.

Это время формируется на основе условий трудового договора и правил принятого распорядка труда. В качестве дополнения учитываются другие периоды времени, относящиеся по трудовому законодательству к рабочим.

Работодатель должен организовать кадровый учет и учет времени, отработанного сотрудником фактически. Причем эта процедура рассматривается работодателем не только как обязанность, но и как проведение контрольных мероприятий для проверки трудовой дисциплины.

Виды контроля рабочего времени персонала

Учет рабочего времени любая организация ведет, прежде всего, для контроля над соблюдением трудовой дисциплины.

Среди основных направлений выделяют:

• контроль своевременного прихода на работу, который позволяет выявить нарушителей дисциплины, опаздывающих на работу или не выходящих вовсе;
• контроль нахождения работников на рабочем месте на протяжении дня – помогает выделить сотрудников, покидающих рабочее место, а также дать оценку соблюдению графика обеденного перерыва;
• контроль своевременного ухода сотрудников в конце рабочего дня – помогает обнаружить подозрительные несанкционированные задержки на работе или уход раньше времени;
• учет фактически отработанного времени – помогает вести учет отпусков, больничных, производственных простоев и других моментов;
• учет прогулов.

Результаты, полученные в ходе реализации названных направлений учета рабочего времени персонала, оцениваются руководством: рассматриваются уважительные причины и объяснительные сотрудников, применяются дисциплинарные наказания.

Такой учет также помогает контролировать оформление табеля учета использования рабочего времени и дальнейшее исчисление заработной платы и других платежей сотрудникам.

Новые технологии защиты информации развиваются усиленными темпами, создавая средства, способные перекрывать доступ к данным на компьютере, делать безопасными коммерческие транзакции, предотвращать программные атаки на систему и аппаратно-программные элементы сети.

Учет хозяйственных операций на складе, его порядок или правильность ведения зависят от многих факторов. О том как правильно организовать ведение учета на складе читайте тут.

Этот контроль носит временной характер: когда и на какое время опоздал сотрудник или ушел раньше с работы, когда не явился вовсе, когда опоздал с обеденного перерыва и так далее. Кроме этого, руководство обычно интересует учет рабочего времени сотрудников по существу, то есть чем занят сотрудник на рабочем месте и действительно ли он выполняет свои функции.

Организовать такой контроль в организации гораздо сложнее, здесь должна действовать эффективная система мотивации труда, а также применяться особые способы контроля над сотрудниками.

Автоматизированная система контроля рабочего времени

Организация контроля временного характера должна быть осуществлена на предприятии как в интересах кадровой службы, так и в интересах службы безопасности.

Решить такую непростую задачу, особенно при большом штате или наличии множества подразделений и удаленных филиалов, помогает внедрение автоматизированной системы контроля, позволяющей организовать допуск к рабочему месту.

Среди главных принципов ее работы следует выделить четыре:

• оснащение всех входов и выходов, пунктов пропуска специальным контрольным оборудованием;
• обеспечение каждого сотрудника компании личным идентификатором;
• установление для каждого из сотрудников штатного расписания, графика работы, территории работы, то есть контрольных точек, по которым осуществляется учет рабочего времени персонала;
• фиксация всех перемещений каждого сотрудника.

Например, самый высокий уровень защиты от злоупотреблений рабочим временем обеспечивает биометрический идентификатор, а использование PIN-кодов позволяет устанавливать уровни доступа к тем или иным помещениям офиса или организовывать учет выходов сотрудника по конкретным причинам (конкретный PIN-код будет соответствовать какому-либо признаку, занесенному в базу данных системы контроля).

Подготовка отчетности по ОСНО для ИП, как и процедура ее сдачи, – не сложнее, чем по другим режимам налогообложения. Основными критериями успешности являются своевременность при подготовке документов и учет всех законодательных требований.

Бухгалтерская отчетность с нулевыми значениями не является причиной несоблюдения обязанности предпринимателя по предоставлению форм предусмотренной отчетности. О том как ИП сдавать нулевой отчет читайте здесь.

На рынке на данный момент представлен широкий ассортимент автоматизированных систем контроля учета рабочего времени персонала, ориентированных на разных пользователей с разным бюджетом.

Автоматизированная система позволяет:

• вести учет приходов и уходов сотрудников, причин отсутствия;
• формировать отчеты по компании в целом, по отдельным подразделениям или конкретным сотрудникам в требуемом разрезе;
• устанавливать уровни допуска сотрудников к некоторым помещениям;
• формировать оптимальные графики работы коллектива;
• интегрировать данные с другими информационными системами, используемыми в компании.

Настройка системы производится в соответствии с требованиями заказчика.

Методы контроля рабочего времени персонала

Для руководителя компании важно, чтобы сотрудник не просто приходил вовремя на работу, но и занимался рабочими делами в течение дня.

На практике очень часто работники пренебрегают рабочим временем, отвлекаются на свои дела, переписываются в социальных сетях, просматривают фотографии и читают литературу, не имеющую никакого отношения к работе.

Среди методов организации такого контроля следует назвать:

• контроль выполнения рабочих задач сотрудником по времени включения и выключения компьютера;
• контроль телефонных звонков с помощью записи телефонных разговоров;
• использование специальных программ или фотофиксации для просматривания рабочего стола компьютера;
• контроль корпоративной электронной почты;
• видеонаблюдение.

Контроль использования рабочего времени по существу должен осуществляться не только техническими средствами, но и с помощью анализа результатов труда того или иного сотрудника. Такой контроль бывает:

• итоговым: по результатам работы;
• поэтапным: по срокам завершения конкретных этапов работы;
• периодическим: по дате через определенный промежутки времени;
• выборочным: на усмотрение руководителя.

Каждый из видов подразумевает оценку использования рабочего времени сотрудником с профессиональной точки зрения.

Учет рабочего времени в особых ситуациях

В штате любой организации могут быть сотрудники, которые работают по особому графику. Как осуществлять контроль их рабочего времени? Здесь подход чаще всего индивидуален, но все же опирается на положения трудового договора.

С дистанционным сотрудником работодатель может заранее оговорить некоторые контрольные моменты в договоре: время, когда он обязан быть на связи; сроки выполнения работ или предоставления тех или иных данных; обязанность предупреждать заранее об отсутствии на рабочем месте и другие вопросы.

С работником-инвалидом, который работает на дому, также нужно предусмотреть все возможные спорные моменты в период обсуждения договора.

Подобные вопросы должны решаться в организации индивидуально, по согласованию с сотрудником и с соблюдением действующего законодательства.

Учет рабочего времени персонала очень важен для любой организации. Он позволяет повысить трудовую дисциплину, увеличить производительность труда или эффективность работы, сократить затраты.

Использование современных технических средств для целей контроля помогает обеспечить принятие необходимых и обоснованных управленческих решений.