Кадровый учет на аутсорсе

Совершенствование функций современной кадровой службы происходит неотрывно от развития условий экономики, в которых работает то или иное предприятие.

Кадровая работа крупных организаций осуществляется по двум направлениям: управление персоналом и работа с кадрами. В крупной организации эти направления четко выделены и идентифицированы.

В субъектах среднего и малого предпринимательства они также присутствуют, только разграничение практически незаметно.

Современная кадровая служба – это подразделение, выполняющее большой круг задач. Расширение функционала кадрового подразделения и все возрастающий объем его работы приводят к передаче ведения кадрового учета аутсорсинговой компании.

Привлечение внешней службы

Служба управления кадрами выполняет множество функций. К ним относятся не только подбор персонала, его оформление на работу и составление штатного расписания.

Кадровое управление занимается планированием персонала, внедрением новых эффективных методов подбора потенциальных кандидатов, вопросами обучения и аттестации работников, разработкой системы мотивации, формированием корпоративной культуры.

Не стоит упускать и работу с документами: оформление приема на работу, перевода, увольнения сотрудника, составление документов о поощрении или взыскании дисциплинарного характера, составление и внедрение внутренних нормативных актов, находящихся в ведении кадрового отдела.

Большой спектр функций службы кадров неизбежно требует наличия нескольких квалифицированных работников, поэтому на практике многие компании предпочитают обратиться к услугам аутсорсера.

Программы для ведения бухучета ИП в большинстве своем не бесплатны, но их стоимость при этом невелика и вполне соизмерима с той пользой, которую они приносят.

Индивидуальный предприниматель должен определить, какие именно бухгалтерские услуги ему действительно будет выгодно заказывать у аутсорсинговой компании. Перечень услуг и советы по выбору компании читайте в этой статье.

Решение о привлечении сторонней организации для оказания услуг по ведению кадрового учета принимается на основе сравнения предполагаемых затрат. Руководитель компании должен сравнить две цифры: стоимость услуг кадрового аутсорсера и затраты на привлечение дополнительного квалифицированного сотрудника.

После выбора сторонней организации для кадрового делопроизводства с ней заключается договор, который обязательно должен включать в себя описание передаваемых на аутсорсинг задач, срок их передачи, стоимость услуг и ответственность сторон.

Цена услуг определяется обычно исходя из численности работников организации заказчика и прописывается в договоре. Рекомендуется также указывать в этом документе и ответственность аутсорсера за нарушения трудового законодательства в размере возможных штрафов, начисленных контролирующими органами.

Этапы передачи кадрового учета на аутсорс

Кадровый аутсорсинг привлекателен для клиентов прежде всего тем, что внешняя компания берет на себя ответственность за сложный раздел учета. Она оказывает услуги по ведению кадрового учета на профессиональном уровне при минимальных рисках.

Для крупных заказчиков такое положение дел наиболее выгодно, так как создается единый центр обслуживания, который занимается кадровым делопроизводством всех подразделений и филиалов компании. Затраты на кадровый учет при такой его организации гораздо меньше, а выгод значительно больше.

Имеются и некоторые сложности:

• повышенная зависимость от сотрудников, оказывающих кадровые услуги;
• ограниченные возможности оказания кадровых услуг в удаленных регионах;
• возможные сложности при выделении полномочий и зоны ответственности аутсорсера;
• низкая степень автоматизации оказываемых услуг;
• достаточно высокая стоимость услуг аутсорсера.

Компания-аутсорсер не сразу приступает к оказанию услуг кадрового учета. До начала предстоящей работы проходит некоторое время, которое можно разделить на этапы.

Этап 1. Анализ ситуации

На этом этапе проводится анализ функций кадрового подразделения, которые организация собирается передать внешней компании.

Здесь же заказчик согласует перечень требований к квалификации и численности персонала аутсорсера, необходимость использования бизнес-приложений, меры по обеспечению безопасности и защите информации, юридические вопросы.

Этап 2. Работа над проектом

Работа над проектом интеграции услуг по ведению кадрового учета с функционированием компании заказчика предполагает:

• подбор аутсорсером команды исполнителей,
• разработку карты бизнес-процессов,
• инструкций по взаимодействию представителей аутсорсера с подразделениями заказчика,
• планов по проведению работы с персоналом,
• использованию программного обеспечения,
• процедур контроля качества услуги и решение прочих организационных вопросов.

Этап 3. Внедрение

На этапе внедрения происходит непосредственное развертывание инфраструктуры аутсорсинговой организации, интеграция бизнес-приложений.

Этап 4. Оптимизация

Этот этап позволяет оптимизировать оказываемые аутсорсером услуги. Здесь проводится анализ ключевых показателей, проверка их соответствия целевым точкам и разрабатываются планы по совершенствованию услуг внешней кадровой службы.

Важные моменты оказания услуг аутсорсером

Привлечение аутсорсера для кадрового учета требует внимательности со стороны руководства. На какие моменты следует обратить внимание?

Издание приказа о привлечении сторонней компании. Приказ издается в обязательном порядке после заключения договора;

Передача расчета заработной платы. Функция расчета заработной платы сотрудникам может и не передаваться аутсорсеру. Однако на практике расчет зарплаты передается вместе с кадровым учетом. Это позволяет избежать ошибок, поскольку все документы будут формироваться сразу в единой базе;

Передача части функций: кадровое делопроизводство компании может передаваться аутсорсеру целиком или частично с разграничением зоны ответственности;

Передача аутсорсеру ведения трудовых книжек возможна только при наличии правильно оформленных документов о защите персональных данных сотрудников и приказа об их передаче аутсорсеру.

Аудит и восстановление кадрового делопроизводства

Проведение аудита или восстановление кадрового делопроизводства – это те операции, которые компания может провести самостоятельно, а может делегировать компании-аутсорсеру. На практике привлечение квалифицированных специалистов аутсорсера более эффективно.

Кадровый аудит представляет собой весьма обширный процесс, в котором аудит кадрового делопроизводства является лишь одним из этапов.

Аудит кадрового делопроизводства заключается:

• в составлении перечня необходимых к наличию локальных нормативных актов;
• в проверке наличия этих актов в компании: что есть и что должно быть;
• в проверке кадровых документов на актуальность, правильность, наличие ошибок;
• в составлении отчета по проведенному аудиту и описание выявленных недостатков и мер по их устранению.

Восстановление кадрового учета может потребоваться в разных случаях. Например, такая услуга востребована тогда, когда кадровый учет ранее велся не должным образом или утрачен в связи с чрезвычайными обстоятельствами. Компания-аутсорсер в данном случае проведет не только все подготовительные работы, но и непосредственное восстановление кадрового учета.

Специальная компьютерная программа для расчета заработной платы автоматически заполняет и журнал, в котором отражаются все хозяйственные операции по расчетам с работниками.

Если ведение отчетности при ИП осуществляется своевременно и достоверно, без искажения информации, то оно дает достоверную информацию о состоянии бизнеса, позволяет избежать штрафных санкций и делает бизнес легитимным. Подробности тут.

Обращение представителей бизнеса за услугами кадрового учета к аутсорсинговым компаниям приобретает все большую популярность.

Это явление объясняется желанием получить профессиональную помощь на сложном участке учета, сократить затраты на его ведение и сформировать в компании систему эффективного управления персоналом, обеспечив себя хорошими кадрами.