Автоматизация кадрового учета

С каждым годом сфера кадрового делопроизводства становится все сложнее. Трудовое законодательство меняется в сторону ужесточения. Также свою роль играет и расширение компаний, которые нанимают на работу все больше людей.

Закономерно, что чем больше фирма – тем сложнее создать систему кадрового делопроизводства, которая бы отвечала всем современным стандартам.

Решением может стать автоматизация кадрового делопроизводства.

Подобная автоматизация не только снизит количество ошибок, но и повысит доходность бизнеса.

Сегодня в России почти нет компаний, где кадровые вопросы решаются «вручную». Это понятно: с каждым годом требования государства в этой сфере растут. Итогом становится увеличение штата сотрудников, отвечающих за трудовые нормы, а также увеличение их загруженности. Бизнес просто вынужден внедрять автоматическую систему учета кадров.

Этапы автоматизации кадрового учета

Как и любой другой сложный процесс, автоматизация учета кадров требует поэтапной реализации. Для того чтобы система заработала в полную силу – каждый этот этап необходимо пройти с максимальной точностью. Что же это за этапы?

На первом этапе определяются основные цели/задачи автоматизации. С этого всего начинается построение эффективной системы.Здесь, помимо всего прочего, определяются критерии и требования. Ошибка в начале может привести к тому, что вся работа пойдет насмарку.

Внедрение системы. Этот этап предполагает создание технической базы, которая позволит использовать систему автоматического учета.

Обучение персонала, который будет использовать систему. Это очень важный этап, на котором ваши люди получают не только практические навыки работы с новой системой, но и преодолевают свои страхи.

Услуги по изготовлению ЭЦП предоставляют удостоверяющие центры (центры регистрации). Эти центры являются посредниками при оформлении цифровой подписи.

Срок действия сертификата ключа электронной подписи составляет один год. В этот промежуток времени владелец может подписывать и оформлять документацию. Более подробно о сроках действия ЭЦП узнайте тут.

Последнее очень важно, ведь зачастую люди «старой формации» боятся пользоваться компьютерной техники. И задача этого этапа либо научить их преодолевать свой страх, либо отказаться от их услуг и найти подходящего исполнителя.

Введение в систему первых данных и начало работы. На этом этапе будет создан необходимый минимум для работы информационных баз. Параллельно с ним идет обучение персонала. Также именно здесь начинается настоящая работа.

Расширение автоматизированной системы и инженеринг отчетов. Система начинает развиваться и пополняться новыми данными. Постепенно в нее включается и старая информация. Итогом становится автоматизированная система, охватывающая все предприятие с момента его создания.

Также на этом заключительном этапе создаются шаблоны отчетов, в соответствии с потребностями управляющих фирмы.

Программы автоматизации кадрового учета

На рынке существует достаточно много программ, которые используются для автоматизации кадрового делопроизводства. Для того, чтобы выбрать из всего многообразия то, что подойдет именно вам – нужно знать о классах этих программ:

Предсистемы. Эти утилиты, которые могут обеспечить учет. Например, учет штатного расписания, времени работы и отпуска, приема и увольнения и т.д. Вместе с тем предсистемы могут рассчитывать ту же заработную плату. Такая предсистема прекрасно подойдет малым предприятиям: в силу своей простоты и дешевизны.

HRM-системы. Это крупные системы, решающие задачи по автоматизации учета кадров. Более того, эти системы имеют целый комплекс, который хранит самые разнообразные данные о работниках: от карьерных успехов каждого отдельного работника, до его образования и даже мотивации.

WFM – системы. Если их сравнивать с HRM-системами, то становится ясно, что они могут решить не только стратегические, но даже тактические задачи. У них больше функций и они дают HR-специалисту дополнительные рычаги управления персоналом.

HCM-системы. Эти системы работают не только с количественными показателями персонала, но и с качественными. То есть позволяют гибко управлять рабочими процессами, внедряя целостные подходы, которые учитывают все аспекты. Это существенно улучшает производительность компании. По некоторым исследованиям, минимум на 15%. А это – большая цифра для крупных компаний.

Как выбрать

Прежде чем начинать автоматизацию кадрового учета нужно понять бюджеты и потребности бизнеса. Для малого не имеет смысла покупать дорогую HR-систему. Вполне можно будет обойтись предсистемой, в которой предусмотрены новейшие требования трудового законодательства.

К примеру, рекомендуем вам обратить внимание на такую систему как ГНИ «Налогоплательщик». Она хорошо подойдет для решения задач, стоящих перед малым бизнесом, а также не ударит по вашему кошельку.

Совершенно другое требование предъявляется для среднего бизнеса. Здесь вам могут понадобиться программы компании 1С, которая является неоспоримым лидером на этом рынке. Так, широкой популярностью пользуются такие программы, как «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:Оценка Персонала», и другие…

В заключение
Разумеется, что можно вести учет «по старинке». Однако, такие способы будут очень тормозить развитие вашего бизнеса. К тому же, с каждым годом трудовое законодательство становится все жестче. И, не озаботившись однажды автоматизацией кадрового учета, вы рискуете потерять свой бизнес из-за претензий государственных органов.

ЭЦП для торгов предоставляет доступ к площадкам закупок федерального и муниципального уровня, коммерческим площадкам и площадкам по банкротству и реализации имущества.

Выясняя, как получить простую электронную подпись и как сделать ее, следует посетить специализированный удостоверяющий центр. Подробнее о простой подписи читайте тут.

Хуже того, без автоматизированной системы учета вы каждый день теряете деньги. Стоит ли это того? И не пора ли вложить деньги в автоматизацию кадрового учета – решать только Вам.