Заполнение трудовой книжки

Заполнение трудовой книжкиЗаполнение трудовой книжки – ответственный процесс. Этот документ содержит сведения о вашем трудовом стаже.

От грамотности его заполнения зависит, будет ли он иметь официальный статус.

 

 

 

 

 

Правила заполнения трудовой книжки

Порядок и правила оформленияЗаполнение ведется на русском языке. Если на территории, входящей в состав РФ, установлен собственный государственный язык, заполнять можно на нем.

Информация записывается внимательно, без помарок, шариковой или гелевой ручкой. Слова пишутся целиком, без сокращений.

Каждая запись нумеруется по порядку. За исключением случаев, если:

  • Организация сменила название. Тогда в графе «Сведения о работе» пишется новое название в форме заголовка, без порядкового номера.
  • Оформляется дубликат. Сведения о предыдущем общем стаже нумеровать не обязательно.

Отметки о найме, уровнях квалификации, переводах на другую должность, увольнениях и т.д. должны точно совпадать с текстом соответствующего приказа или распоряжения руководителя.

Сроки внесения записей регламентируются законом. Они вносятся не позднее 7 дней после изменения статуса сотрудника. При увольнении – обязательно в этот же день.

Для подтверждения действительности на титульный лист ставят печать предприятия, которое выдавало книжку.

Порядок и правила оформления регулируются Инструкцией (Постановление Министерства труда № 69 от 10.10.2003).

Первое заполнение трудовой книжки

На титульный лист заносятся личные данные о человеке и обязательно заверяются печатью организации. В разделе «Сведения» фиксируют вид работы, изменение уровня квалификации, всевозможные награждения, перевод на другую должность, причину увольнения и т.д. (см. Что такое обработка персональных данных).

Прием на работу

Перед трудоустройством на новую должность работник обязан быть уволен со старой. Если официальное трудоустройство производится впервые, в организации заводится персональная трудовая книжка. Оформляется она по истечении пяти дней работы на основной должности. В случае первоначального оформления заполняется и титульный лист.

Сначала вписывается название организации в третьей графе. Далее в первой графе ставится номер отметки. Во второй – дата, когда человек принят. В третьей прописывается название должности и квалификация (согласно штатному перечню предприятия). В четвертой графе вносятся сведения распоряжения о назначении.

Награждения и взыскания

Награждения и взысканияИнформация о награждениях и премиях записывается в трудовую книжку. Это могут быть государственные знаки отличия, почетные грамоты, дипломы, премии и прочие поощрения.
Сведения о регулярных премиях, что входят в систему зарплат организации, не заносятся.

Читайте также:  Ведение кадрового учета ИП

Порядок оформления записи о награждении следующий. Сначала в 3 графе пишется полное название предприятия. Эта запись имеет вид заголовка и не нумеруется. Затем в графе 1 проставляют номер по порядку, а в графе 2 вписывают дату, когда награжден. Далее в графу 3 заносится полная информация о награде (премии), за какие заслуги и чем именно награжден сотрудник. В графе 4 вписываются реквизиты соответствующего документа, согласно которому происходило награждение.

Записи о взысканиях или каких-либо выговорах – пережиток прошлого. Современное трудовое законодательство таких отметок не предусматривает.

Заполнение титульного листа в трудовой книжке

Первый лист содержит такие сведения:

  • Ф.И.О. владельца книжки;
  • дата рождения;
  • уровень образования;
  • специальность и профессия;
  • дата заполнения;
  • подпись работника;
  • подпись ответственного за выдачу лица;
  • печать.

Личная информация пишется без сокращений, в строгом соответствии паспортным данным.

При написании дат используют только арабские цифры, в формате «06.09.2016».

Образование записывается по конечному подтверждающему аттестату или диплому (например, среднее профессиональное).

Специальность и профессия указываются только при наличии таковых. Здесь нередки типовые ошибки, связанные с непониманием некоторых терминологических нюансов.

Допустим, на должность принимается студент-бакалавр. ВУЗ присуждает ему только степень бакалавра по некоему виду специальности. Специальности и профессии у студента еще нет. Поэтому это поле не заполняется до момента получения специальности.

Дату указывают ту, когда работник принят на должность (не путать с днем заполнения!).

Заполнение при увольнении, ликвидации, переводе

Заполнение при увольненииЗаписи при увольнении делаются в стандартной последовательности: порядковый номер отметки, дата, причина увольнения, название документа (приказ, распоряжение нанимателя), его реквизиты.

Когда увольнение происходит по собственному желанию, важно грамотно сформулировать причину. Если раньше указывали «уволен по собственному желанию», то сегодняшние правила требуют точного совпадения с трактовкой Трудового кодекса. Примерное заполнение: «Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, п.1 ст.77».

Если увольнение проводится по сокращению, то в книжку вносится соответствующая пометка с точным указанием этой причины. Например, «Уволен по сокращению штата предприятия, ч.1 ст. 81».

При увольнении по инициативе руководителя к записи о причине добавляют статью, согласно которой произошло расторжение договора. Например, «Уволен по инициативе работодателя за невыполнение внутреннего Устава, ч.1 ст.81».

При ликвидации предприятия увольнение отмечается соответствующей записью с ссылкой на статью. Все отметки, вписанные за время работы предприятия, заверяются печатью.

Когда сотрудника переводят на другую должность внутри одного предприятия, то заголовок с названием организации не вписывают. Остальное заполнение стандартно. Информацию о должности начинают со слов «переведен/а на должность…».

Читайте также:  Прием на работу иностранных граждан

Когда сотрудник переводится к другому работодателю, то заголовок с названием новой организации прописывается обязательно, а название старой (откуда переведен) – по желанию нового руководителя.

Ответственные лица

Заполнять, хранить и выдавать трудовые книжки имеют право только лица, которые назначены руководителем специальным приказом.

При проверках органами Гострудинспекции наличие таких приказов обязательно контролируется.

Ответственным назначается только тот сотрудник, который имеет на это право согласно своему трудовому договору. То есть, у руководителя нет возможности наделить такими полномочиями любого работника. Также он не имеет права назначать ответственным сотрудника в принудительной форме без его желания.

Стандартная форма приказа включает следующие пункты:

  • Непосредственно назначение уполномоченного лица (например, Петрова. В.В.).
  • Назначение ответственного лица на время отсутствия Петрова В.В по причине болезни, отпуска и т.д.
  • Указание лица, которое уполномочено контролировать исполнения приказа.

Книжка директора

Кто и как оформляет книжку директораЗаполнять книжку директора организации имеет право лично директор, либо уполномоченное лицо. Информация вносится по стандартной схеме – номер записи, дата, должность, реквизиты документа о назначении (приказ самого директора, протокол общего собрания, протокол заседания совета директоров). В сведениях о должности вписывают слова «назначен» или «избран», а не «принят».

Если директор – единоличный владелец фирмы, то вести трудовую разрешено после соответствующего документа о назначении на должность. Директор оформляет приказ, основанный на решении одного участника, которым возлагает на себя обязанности ген.директора. После этого он имеет право приступать к исполнению обязанностей, в том числе и заполнению трудовой.

Хранение и учет

Для регистрации и учета книжек и вкладышей законодательством предусмотрено использование специальных учетных книг. Они заверяются подписью руководящего лица и имеют порядковый номер. Такие книги учета прошнуровываются и закрепляются пломбами (см. Ведение кадрового делопроизводства).

Хранятся трудовые книжки в сейфах или специальных помещениях. Ответственность за организацию места и хранение возлагается на работодателя. Сотруднику на руки выдается только в день увольнения. В этом случае он оставляет пометку о получении в книге учета и расписывается.

Если по каким-то причинам книжка после увольнения не выдана (допустим, при смерти работника), то руководитель обязуется обеспечить ее сохранность до востребования родственниками. Если востребования не произошло, хранение длится до 75 лет.

Новая трудовая книжка, если старая утеряна

Как заполняется новая книжкаОтветственность за утерю несет наниматель, если сотрудник на момент пропажи не был уволен и книжка ему не выдавалась. Для восстановления пишется заявление по факту утери на имя работодателя. Он обязуется выдать дубликат не позднее 15 дней. Данные о наработанном стаже и награждениях собираются с предыдущих мест работы. Документы для подтверждения:

Читайте также:  Система управления персоналом

–приказы о найме и увольнении;

–ведомости о начислении заработной платы и налогов;

–трудовые договоры;

–приказы/решения о награждениях и премиях;

–данные Пенсионного Фонда и т.д.

При массовой потере трудовых собирается специальная комиссия, которая занимается сбором данных о стаже по каждому работнику.

В новом документе на внутренней стороне обложки делают отметку «Дубликат». Титульный лист тоже помечают сверху словом «Дубликат». Первая запись делается без порядкового номера. Она содержит информацию об общем предыдущем стаже, если восстановлена подтверждающая документация. Без восстановления сведений с бывших мест работы такая информация не вносится.

Если книжка повреждена (порвана, обгорела, проч.), для нечитаемых данных порядок восстановления тот же – их подтверждают документами.

Если данные хорошо прочитываются, работодатель переписывает их в Дубликат без изменений.

Как вносить изменения фамилии в трудовую книжку?

Порядок несложный. Аккуратной полосой вычеркивается старая фамилия, а рядом вписывается новая. На обложке прописывают информацию соответствующего документа (реквизиты свидетельства о браке). Ниже ставится подпись уполномоченного лица.

Отметка о совместительстве в трудовой книжке

Законом не запрещается одновременно трудиться у нескольких работодателей. Если руководитель с основного места не возражает против подработок своих сотрудников, то по желанию работника дополнительный стаж тоже фиксируется.

Отметка о совместительстве делается по стандартной схеме, с внесением названия организации, а также занимаемой должности.

Сведения вписываются на основном месте работы с предоставлением удостоверяющих документов, т.к. трудовая хранится у основного руководителя и сотруднику не выдается (см. Правила оформления совместителей).

Внесение информации в трудовую книжку об армейской службе

Сведения вносятся по общим правилам с номером, датой занесения, длительности военной службы, реквизитами подтверждающего документа (военного билета).
Важно! День отбытия к месту исполнения – начало службы. А окончание – день подписания приказа об увольнении.

Ошибки

При заполнении сведения списывают с удостоверяющих документов, и ни в коем случае на слух. Это поможет избежать распространенных ошибок. Выявленные неточности исправляются на том предприятии, где были допущены. Если предприятие ликвидировано, то его правопреемником. Если такового нет, исправления производит новый работодатель. Ошибочная запись отмечается как недействительная.

Верные данные вносятся таким образом:

–графа 1. Номер;

–графа 2. Дата;

–графа 3. Внести пометку «Запись №… недействительна». Записать верную информацию.

–графа 4. Реквизиты приказа, согласно которому вносились неверные сведения.

Если ошибка была допущена в реквизитах, сведения оставляют без изменений, а реквизиты исправляют на точные.

Читайте так же:

  • Система управления персоналомСистема управления персоналом Совокупность методов работы с работниками в организации называется системой управления персоналом. Она неотъемлемая часть качественного плана управления организацией в целом. Персонал […]
  • Оптимизация складской логистикиОптимизация складской логистики Для осуществления бесперебойного производственного процесса, а также на случай резкого скачка спроса на предприятиях создают запасы сырья и готовых изделий. Однако без рационального […]

Отправить ответ

Оставьте первый комментарий!

Подписаться на:
avatar
wpDiscuz