Автоматизация работы склада

Сегодня склад является ключевым звеном между поставщиком и покупателем, который при грамотно построенной работе увеличит прибыль предприятия.

Любые проблемы, возникающие в работе склада, наоборот, могут привести к значительным потерям. И тогда нужно задуматься о путях выхода из ситуации. Автоматизация работы склада – один из таких путей.

Когда нужна автоматизация работы склада

Прежде, чем приступить к полной автоматизации склада, необходимо прежде провести оптимизацию всех складских процессов, иначе, нельзя достичь желаемого результата.

Некоторыми недальновидными руководителями, или новичками только открывшими свой бизнес, этапы оптимизации и автоматизации игнорируются, и становится невозможно рационально внедрить складскую систему там, где состояние хозяйства не даёт это сделать.

Факторы, необходимые для успешной автоматизации склада:

• чёткое представление складских процессов,
• достаточные исходные данные о товаре,
• интегрируемая информационная корпоративная система,
• подготовленный персонал.

Если хотя бы один фактор отсутствует, внедрение складской системы не даст нужного эффекта.

Приведем простой пример. Руководители решили начать автоматизацию, но не в знают, как правильно должно быть размещение товара, и как следствие обязательно последует изменение расположение.

То есть несоответствие одного фактора сделает результаты других операций проблематичными. Итог – будет плохо работать вся система.

Описанная ситуация точно иллюстрирует перед началом проекта автоматизации важность предварительной подготовки склада. В идеале, перед началом необходимо пройти все этапы оптимизации, затем после достигнутого эффекта начинать автоматизацию. Также желателен и логистический аудит работы складских процессов.

Работа по выявлению и устранению утечек информации предполагает создание и применение криптографических средств защиты, то есть корпоративного шифрования данных.

Организация информационной безопасности на предприятии производится таким образом, чтобы хакер мог столкнуться с множеством уровней защиты. В результате злоумышленнику не удаётся проникать в защищённую часть. Узнать о безопасности предприятия можно в этой статье.

Проверенный и качественный логистический аудит и оптимизация не только повысят эффект автоматизации, но и помогут снизить риски.

Технологический проект даёт возможность оптимизировать режим работы оборудования, траекторию перемещения, зонирование, загруженность персонала, а также определить, какие необходимы стеллажи, в каком количестве и способе расположения товара.

Информация по складским остаткам доходит с опозданием. Например: на складе в основном применялся бумажный учёт. Исключение – программа «1С», которая использовалась в бухгалтерии. Так как не было единого системного подхода, один и тот же товар числился в разных документах под разными названиями и кодами, и для приведения отчетности в надлежащий вид уходило время.

Человеческий фактор. Так как вся работа на складе зависит от быстроты и опыта работников, то даже несмотря на их профессионализм, были возможны периодические ошибки, которые тормозили работу.

Использование складской территории нерационально. Часто бывает так, на вопрос: сколько товара мы можем сейчас разместить, работник долго думает и пожимает плечами. Он понятия не имеет.

Неавтоматизированный склад   может успешно работать только с единичными небольшими заказами, и интересен мелкооптовым клиентам.

Пример. Цель автоматизации – адресное хранение. Посчитать показатель экономической эффективности работы склада просто: выручка склада делиться на количество сотрудников.

Необходима личная заинтересованность руководства в автоматизации. Если сотрудникам высшего звена она не интересна, то все работы могут пройти в пустую.

Этапы автоматизации склада

При переходе на автоматизацию склада, многим сотрудникам порой сложно перестроится под новые правила и порядки. Поэтому руководителю важно правильно настроить работников на работу в новой системе. И обязательно мотивация, например: после внедрения информационной системы, после её изучения, по итогам аттестации начислить премию.

Боязнь работать в новой системе некоторых кладовщиков вводит в замешательство. Недоверие к оборудованию и привычка всё записывать на бумаге становятся целой проблемой. Поэтому система должна иметь простые и понятные алгоритмы.

Что может сделать руководитель для автоматизации склада.

Первоначально необходимо определить задачи и цели, разделить их на важные и второстепенные.

Следует определить общую стратегию управления складом, например, автоматизировать только отдельные процессы или использовать единую или пару основных программ. Назначить опытного специалиста по внедрению автоматизации, желательно из числа своих топ-менеджеров.

Все вопросы, связанные с автоматизацией и организацией работы склада, прорабатываются до назначенной встречи с исполнителем. Так, сократятся сроки внедрения, и быстрее будет виден результат. Автоматизация склада – это сложная многоуровневая логика бизнес-проектов.

Выбор программного обеспечения и поставщика.

Если всегда смотреть на соотношение цены-качества, как это делают многие руководители, то можно ошибиться в своем выборе. Большую ошибку совершают те руководители, которые доверяют автоматизацию разным компаниям, например, ERP внедряется при помощи одной системы, а документооборот — другой. Лучше всего, если вся система будет единой.

Организация IT-структуры на складе

Закупка и установка оборудования. Чтобы не возникло проблем при запуске оборудования, между администраторами и программистами не возникало конфликтов, необходимо чётко разделять зону ответственности сотрудников. Особенно такие проблемы могут возникнуть в начале запуска ПО, когда оборудование ещё не до конца настроено или недостаточно проработано.

Выделение тестового клиента. Чтобы клиенты не страдали от того, пока работа системы наладится, необходимо настроить работу склада на тестовом примере. Можно договориться с одним хорошим и понимающим клиентом, уведомить его, что необходимо протестировать новое оборудование, что возможны перебои и задержки в отгрузке товара и т.д., а в качестве бонуса за временное неудобство, можно предложить скидку.

Правда, такое случается редко, как правило, опытные интеграторы запускают уже протестированную и отлаженную систему. Когда оборудование будет протестировано, постепенно запускается вся система. Правда первое время сотрудникам придётся одновременно работать на бумажных документах и вносить данные в систему.

К моменту запуска система проходит ещё два этапа: внутреннее тестирование и наполнение данными. После такой подготовки система запускается в полном объёме.

Плюсы автоматизации работы склада

Для автоматизации учета вводятся системы адресного хранения данных и штрихкодирования, благодаря чему показатель эффективности увеличивается, решаются многие задачи. Систематизируется номенклатурный справочник и с его помощью заказы собираются намного быстрее.

Появляется возможность получать более оперативно сведения по остаткам ТМЦ. Можно увидеть остатки в режиме реального времени, клиент может посмотреть, на какой стадии находится его заказ (отгружен, собран или только собирается).

Становится возможным грамотно управлять складским пространством. После внедрения системы автоматизации, часть территории склада может стать свободной, благодаря чему можно приобретать новые стеллажи или специальное складское оборудование. Число проводимых операций увеличится.

За счёт введения ведения дифференцированной оплаты труда, повышается производительность работы склада и его информационная безопасность.

Как бы прекрасно не был организована работа склада, возникают ситуации, когда сложно решить некоторые задачи. Поэтому автоматизация складских процессов экономически целесообразна. А если возникает необходимость переезда в новое помещение, то автоматизация это единственное средство обеспечить безболезненную и быструю адаптацию.

Проекты автоматизации склада

Автоматизировать склад можно разными сценариями внедрения. Всё зависит от цели и потребности предприятия, а также ожидаемого результата. Можно выделить три основных проекта: стандартный, базовый и заказной.

Базовый проект.

На основе типовой проектной документации и типового программного продукта производится автоматизация основных складских операций.

В проекте не предусмотрены: автоматизация сложных технологических решений, затраты на программное изменение системы, внедрение технологии идентификации с использованием штрих-кодов, RFID и т.п.

Базовый проект в короткие сроки решают основные проблемы, такие как контроль персонала, учёт товаров, скорость выполнения операций.

При установке системы защиты информационной безопасности она должна прежде протестирована и согласованна, так же должны быть получены доказательства её эффективности.

Доступ к информации банка защищается с помощью системы идентификации, то есть паролями или электронными ключам. Работа с персоналом, использующим банковскую систему, включает в себя проведение инструктажей и контроль выполнения необходимых требований. Подробности тут.

Базовый проект нужен в следующих ситуаций: отсутствие сложных складских процедур, низкое качество данных о товарообороте, малый бюджет или сжатые сроки.

Стандартный проект.

В нём сочетается соотношение цены и качества. Выполняется по технологии, включающий в себя весь функционал, реализующий внедрение современной автоматические идентификации, такой проект удобен для только открывающихся ООО и организаций.

Заказной проект.

Параметры проекта согласуются с заказчиком и строго соблюдаются. Такая автоматизация учета склада имеет высокую адаптация под специфику предприятия.

Любой из проектов тогда будет успешным, когда с логистической точки зрения хорошо организован склад. Взвешенный подход и рациональность решений дадут возможность достичь именно того результата, который ожидается от автоматизации склада.