Функции программ для расчета зарплаты

Каждое предприятие, которое использует в своей хозяйственной деятельности труд наемных работников, должно ежемесячно проводить с ними финансовый расчет.

Обязанность за начисление и своевременную выплату заработной платы возлагается на бухгалтеров.

В крупных организациях существует штатная единица – бухгалтер по зарплате, который выполняет определенный объем работы.

 

В обязанности бухгалтера по заработной плате входит:

• начисление заработной платы каждому сотруднику, включая отпускные и больничные,
• заполнение расчетной ведомости,
• заполнение выплатной ведомости,
• заполнение всех соответствующих регистров бухгалтерского учета, регламентируемых национальными стандартами.

На малых предприятиях бухгалтер наряду с начислением заработной платы работникам, осуществляет ее выдачу. В этом случае он еще и заполняет первичную кассовую документацию:

• приходные и расходные кассовые ордера,
• кассовую книгу,
• ведомости и т. д.

Табели рабочего времени в программе для расчета зарплаты

Главным основанием для начисления заработной платы является документ, под названием «табель учета рабочего времени».

В данном документе уполномоченное лицо проставляет отметки, свидетельствующие о:

• присутствии сотрудника на своем рабочем месте,
• болезни работника,
• прогуле,
• выходных и праздничных днях, в которые сотрудник не выполнял свои обязанности,
• работе сотрудника сверхурочно и т. д.

Качественная программа для расчета заработной платы поможет бухгалтерам очень быстро внести данные в первичную документацию, на основании которой будут заполняться расчетные ведомости (в них будут автоматически переноситься данные из табелей учета рабочего времени).

Расчетные ведомости в программе для расчета зарплаты

Для составления расчетной ведомости работнику бухгалтерии потребуются следующие данные:

• оклад каждого сотрудника,
• количество отработанных каждым работником дней в месяце,
• процентная ставка подоходного налога и социальных фондов.

В большинстве случаев бухгалтеры тратят огромное количество времени на проведение расчетов заработной платы вручную.

Это связанно с тем, что зарплата рассчитывается отдельно по каждому сотруднику, при этом стоит отметить, что данные действия производятся по определенному шаблону. После выполненных расчетов бухгалтер должен еще раз с помощью вычислительной техники проверить проведенные исчисления.

В том случае, когда на предприятии установлена специальная компьютерная программа, рассчитать зарплату, индексацию и налоги можно в рекордно короткие сроки.

Квалифицированный сертификат электронной подписи имеют право выдавать только те центры, которые прошли процедуру аккредитации. Стоит отметить, что данная процедура проводится исключительно в добровольном порядке.

В общем случае сроки изготовления ЭЦП разделяются на два типа: срочная и несрочная подпись. Первый тип изготавливается в течение одного-двух дней. Второй тип подписей изготавливается в течение трех недель. Более подробно об изготовление ЭЦП читайте тут.

Для этого программному обеспечению необходимо задать следующие параметры:

• фамилию, имя и отчество каждого сотрудника и их должности,
• оклады,
• данные об отработанном времени и т. д.

Благодаря тому что все проводимые исчисления заработной платы выполняются при помощи компьютерных программ, полностью исключается возможность совершения любой математической ошибки.

Первичная документация в программе для расчет зарплаты

После того как автоматически была рассчитана заработная плата по каждому сотруднику предприятия, компьютерная программа самостоятельно переносит необходимые данные в первичную документацию:

• приходные и расходные кассовые ордера,
• выплатную ведомость,
• кассовую книгу,
• регистры бухгалтерского учета.

Специальная компьютерная программа для расчета заработной платы автоматически заполняет и журнал, в котором отражаются все хозяйственные операции по расчетам с работниками.

Благодаря тому что национальными стандартами бухгалтерского учета допускается ведение кассовой книги и другой документации в электронном виде, использование программного обеспечения позволяет минимизировать количество бумажных носителей информации на многих предприятиях.

При необходимости в специализированных компаниях, которые занимаются разработкой и реализацией программного обеспечения, можно пройти короткий обучающий курс.

Отчетность

Использование современных компьютерных технологий позволяет не только в автоматическом режиме выполнять начисление заработной платы сотрудникам предприятия, но и производить разноску таких хозяйственных операций по регистрам бухгалтерского учета:

• по счету «Банк»,
• по счету «Касса»,
• по всем счетам, связанным с начислением социальных взносов с зарплаты и т. д.

Для того чтобы сформировать необходимую отчетность, пользователю программного обеспечения необходимо в определенном разделе меню выбрать пункт под названием «Отчеты».

При формировании документа бухгалтеру нужно указать только отчетный период и нажать подтверждающую клавишу.

Необходимый бланк отчета, открывшийся на экране монитора, уже будет содержать все необходимые данные, которые автоматически переносятся из расчетных и банковских ведомостей.

После этого бухгалтеру останется только распечатать документ через принтер, поставить необходимые подписи ответственных лиц и заверить их печатью компании.

Финансовая отчетность

Всем известно, что наиболее тяжелым и ответственным периодом в работе каждого работника бухгалтерии является составление финансовой отчетности.

Бухгалтерский баланс отражает итоги хозяйственной деятельности каждого предприятия. При его составлении используются данные всех счетов бухгалтерского учета и налоги, задействованных в предпринимательской деятельности.

Стоит отметить, что при проведении данных мероприятий бухгалтеры суммируют все цифры по каждому счету, отдельно по дебету и кредиту. Для составления финансовой отчетности также требуются итоговые данные об остатках на начало месяца и на конец отчетного периода отдельно по каждому счету.

Многие бухгалтеры тратят огромное количество времени на выполнение математических подсчетов. Особенно это касается счетов, связанных с заработной платой, социальными фондами, банковскими и кассовыми операциями.

Благодаря современному программному обеспечению, бухгалтер имеет возможность в любой момент получить данные об остатках и оборотах по этим счетам. Ему останется только использовать итоговые данные при составлении бухгалтерской и финансовой отчетности.

Из всех типов подписей работа с простой электронной подписью является наименее защищенным процессом и не всегда позволяет установить, что ее применил непосредственно владелец.

Для того, чтобы уяснить, как получить электронную подпись, юридическому лицу, необходимо ознакомиться с последовательностью этого процесса и подготовить необходимые документы. Спики документов можно изучить в этой статье.

Современное программное обеспечение значительно упрощает работу бухгалтерского отдела, так как в первую очередь экономит большое количество времени, а во-вторых, исключает любые математические ошибки.

В настоящее время благодаря активному развитию компьютерных технологий руководству компаний любой формы собственности удается значительно облегчить труд своих сотрудников.

При этом стоит отметить, что все начисления, выполняемые посредством таких компьютерных программ, осуществляются в соответствии с действующим на территории Российской Федерации законодательством.