Программы для учета ГСМ

Программы для учета ГСМУчет расходов ГСМ традиционно является серьезной задачей для большинства практикующих бухгалтеров, так как он обусловлен необходимостью контроля за расходом топлива, который связан с большим количеством трудно учитываемых параметров и зависит от добросовестности водителей и их отношения к заполнению первичной документации.

Для бухгалтеров также важно, в какой части эти расходы могут уменьшить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль, как отличить обоснованные расходы от необоснованных.

Особенности учета ГСМ

Особенности учета ГСМВ Разъяснениях МНС к горюче-смазочным веществам относят следующие группы:

  • все виды топлива (бензин, дизельное топливо, природный и нефтяной газ);
  • смазочные вещества (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки);
  • используемые при уходе за автотранспортом и в его работе жидкости (тормозная, охлаждающая, тосол и антифриз).

Предельных норм для отнесения ГСМ на расходы не существует. Статья 25 НК РФ требует только документального подтверждения фактически произведенных расходов на ГСМ.

Но при этом организация обязана издать собственный внутренний документ, устанавливающий предельно допустимые нормы расходов с учетом эксплуатационных характеристик техники. Такие нормы должны быть установлены для техники в период ее эксплуатации, ремонта и техобслуживания.

Достаточно сложно самостоятельно рассчитать такие нормы, необходимо измерять расход ГСМ в пробках, при разных режимах эксплуатации, в разную погоду. Не все технические службы предприятий в состоянии это сделать и предоставить данные, которые и лягут в основу разработки учетной политики организации, связанной с ГСМ.

Усиленная Электронная ПодписьУсиленная электронная цифровая подпись отличается большим уровнем защищенности, нежели ее обычный аналог.

Получение физическим лицом электронной подписи для госуслуг сопровождается также получением и квалифицированного сертификата, содержащего обязательные данные: фамилия, имя, отчество, СНИЛС владельца. Об ЭЦП для госуслуг можно прочитать здесь.

Именно поэтому и возникает необходимость в программных продуктах, уже содержащих разработанные и проверенные нормы расходования ГСМ. Программа для расчета расхода топлива должна исключить необходимость ввода этих показателей вручную.

Читайте также:  Функции программ для расчета зарплаты

Минтранс в своих рекомендациях от 2008 года дал примерные нормы расхода для большинства марок автомобилей и спецтехники. Но его рекомендации не являются всеобъемлющими, так как за прошедшие с их выхода 10 лет появились новые модели автотранспорта.

Учет ГСМ неразрывно связан с ведением таких документов, как путевые листы водителей. Только они являются основанием для списания фактически израсходованных ГСМ.

В них указывается километраж и маршрут, проставляются показания и количество литров бензина или дизтоплива. Формы путевых листов унифицированы. В них фиксируется остаток горючего в баках на момент начала и окончания движения. Нарушение правил заполнения путевого листа может привести к отказу принятия расходов.

Программа, учитывающая ГСМ, обычно должна иметь возможность сформировать и распечатать путевые листы, а также обработать содержащиеся в них данные для расчета норм ГСМ.

Стандартные системы учета ГСМ

Стандартные системыУчет ведется бухгалтерами в системах 1С, например «1С: Бухгалтерия 7.7». В рамках этой знакомой программы разработана отдельная конфигурация, позволяющая учитывать затраты на ГСМ.

Она помогает рассчитать расходы на топливо но, нормы расходования необходимо брать из методических рекомендаций или учетной политики и вводить в программу в ручном режиме.

Модуль позволяет вести не только бухгалтерский учет ГСМ, но и оперативный, используемый для ежедневного планирования, и позволяет формировать различные виды отчетов.

Для государственных учреждений в рамках 1С разработан модуль: «Автотранспорт и учет ГСМ для государственных учреждений». Он предназначен для бюджетных организаций, но при определенной доработке может быть интегрирован и в стандартную базу.

Эта программа для учета расхода топлива подойдет для небольшого автопарка, но не поможет работе автотранспортных предприятий. Для них разрабатываются свои продукты.

Существуют и отдельные программы, позволяющие рассчитать расходы по ГСМ и произвести учет путевых листов. Достаточно часто они способны интегрироваться с 1С или в них предусмотрен механизм передачи данных в этот программный комплекс. Такие программы, как правило, применяются компаниями с большим автопарком.

Читайте также:  Онлайн-курсы для бухгалтеров

“Респект: Учет путевых листов и ГСМ”

Учет путевых листов и ГСМОдной из популярных программ является “Респект: Учет путевых листов и ГСМ”. Она позволяет вести учет расходования ГСМ для грузового и легкового транспорта, для спецтехники, принадлежащих юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям.

В эту программу уже занесены все необходимые стандарты потребления топлива для любых условий и марок автомобилей в соответствии с рекомендациями Минтранса от 2008 года.

Каждое новое транспортное средство, появившееся у компании, легко добавляется в базу. Программа позволяет вести учет выработки водителей и автотранспортных средств не только по километражу, но и по часам.

В программу заложена опция, позволяющая рассчитывать остатки топлива в баке после определенного пробега. Она легко отслеживает все способы приобретения топлива – за наличный и безналичный расчет или с оплатой талонами, и производит необходимые проводки.

«Респект» позволяет вести единый реестр путевых листов и распечатывать их по готовым форматам.

Многие бухгалтеры считают, что разъяснения Минфина позволяют им заполнять путевые листы по упрощенной, не унифицированной форме, не только на поездку, но и за месяц, но такая практика может привести к разногласиям с налоговой инспекцией.

Программа помогает быстро и без особых хлопот заполнить и распечатать унифицированные путевые листы для каждой отдельной поездки.

Важно, что ПО полностью совместимо с «1С: Бухгалтерия 3.0», может быть интегрировано с «1С: Комплексная автоматизация» и «1С: Управление торговлей» и легко передавать данные в «1С Бухгалтерию 8.0».

При установке программы пользователям обеспечивается техподдержка и все необходимые обновления, они могут пользоваться свежей правовой информацией, издаваемой государственными органами по данной теме.

«АвтоПарк» и прочие программные продукты

«АвтоПарк» и прочие программные продуктыДля крупных автотранспортных предприятий можно порекомендовать программный продукт «АвтоПарк». Это единая система, посвященная управлению автотранспортным предприятием. В ее рамках есть и модули, позволяющие учитывать расход ГСМ и вести учет путевых листов. В этой программе реализованы, в частности, подсистемы:

  • «Учет горюче-смазочных материалов», где учитывается нормирование расхода топлива, расчеты с персоналом, и проводится всесторонний анализ расхода ГСМ по факту;
  • «Выписка путевой документации», позволяющая формировать стандартизированные путевые листы.
Читайте также:  Программы для ИП

Эта программа не требует интеграции с 1С, вполне самостоятельно ведет весь бухгалтерский учет, но предназначена только для автотранспортного предприятия, потому ряда возможностей 1С в ней не предусмотрено.

Специально для автотранспортных предприятий разработана и группа программ:

  • «Мини-Автопредприятие»,
  • «Лайтик-Автопредприятие»,
  • «Корс-Автопредприятие».

Все эти программы позволяют вести учет ГСМ и путевых листов. Отличаются они количеством транспортных средств, учет которых можно вести (для версии Мини – не более трех) и наличием некоторых опций.

Программы для сдачи электронной отчетности в ПФСдача отчетности в ПФР через Интернет возлагает на главного бухгалтера необходимость приобретения программы по формированию отчета и электронно-цифровой подписи.

Проверить всю необходимую документацию перед отправкой в ПФР теперь можно на онлайн-сервисах Пенсионного фонда, нажав всего несколько клавиш. Подробнее о проверке ПРФ онлайн узнайте в этой статье.

Существуют демо-версии, позволяющие бесплатно сделать первые 40 проводок и оформить первые 40 путевых листов. Изюминкой этих программ является возможность загрузки в них фотографий водителей, но большими возможностям они не блещут, предоставляя стандартный перечень опций.

Они могут импортировать данные из 1С, но возможности интеграции не предусмотрено. Зато, в качестве справочной информации, в базах можно найти правила дорожного движения. Их поддержка и обновление производятся бесплатно.

В итоге можно сделать вывод, что самостоятельно, вручную, вести учет и списание ГСМ на сегодняшний день не только неудобно, но и нецелесообразно. В распоряжении бухгалтера имеются программные продукты, позволяющие облегчить работу по учету ГСМ и большей, и меньшей сложности.

Выбор программного продукта всегда будет обусловлен размером автопарка и спецификой работы предприятия.

Для транспортных предприятий учет ГСМ существенно более важен, чем, к примеру, для строительных компаний, которые могут себе позволить пользоваться более простыми системами учета.


Читайте так же:

  • Курсы бухгалтераКурсы бухгалтера В настоящее время профессия бухгалтера очень востребована. Именно поэтому в России существует множество учебных заведений, предлагающих различные методики обучения бухгалтерскому […]
  • Отчет в ПФР онлайнОтчет в ПФР онлайн Бухгалтерам, особенно начинающим, отправка документации в Пенсионный фонд РФ может доставить много проблем. Обостряется эта проблема частыми изменениями в нормативных актах, регулирующих […]

Отправить ответ

Оставьте первый комментарий!

Подписаться на:
avatar
wpDiscuz