Программы для учета ГСМ

Учет расходов ГСМ традиционно является серьезной задачей для большинства практикующих бухгалтеров, так как он обусловлен необходимостью контроля за расходом топлива, который связан с большим количеством трудно учитываемых параметров и зависит от добросовестности водителей и их отношения к заполнению первичной документации.

Для бухгалтеров также важно, в какой части эти расходы могут уменьшить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль, как отличить обоснованные расходы от необоснованных.

Особенности учета ГСМ

В Разъяснениях МНС к горюче-смазочным веществам относят следующие группы:

• все виды топлива (бензин, дизельное топливо, природный и нефтяной газ);
• смазочные вещества (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки);
• используемые при уходе за автотранспортом и в его работе жидкости (тормозная, охлаждающая, тосол и антифриз).

Но при этом организация обязана издать собственный внутренний документ, устанавливающий предельно допустимые нормы расходов с учетом эксплуатационных характеристик техники. Такие нормы должны быть установлены для техники в период ее эксплуатации, ремонта и техобслуживания.

Достаточно сложно самостоятельно рассчитать такие нормы, необходимо измерять расход ГСМ в пробках, при разных режимах эксплуатации, в разную погоду. Не все технические службы предприятий в состоянии это сделать и предоставить данные, которые и лягут в основу разработки учетной политики организации, связанной с ГСМ.

Усиленная электронная цифровая подпись отличается большим уровнем защищенности, нежели ее обычный аналог.

Получение физическим лицом электронной подписи для госуслуг сопровождается также получением и квалифицированного сертификата, содержащего обязательные данные: фамилия, имя, отчество, СНИЛС владельца. Об ЭЦП для госуслуг можно прочитать здесь.

Именно поэтому и возникает необходимость в программных продуктах, уже содержащих разработанные и проверенные нормы расходования ГСМ. Программа для расчета расхода топлива должна исключить необходимость ввода этих показателей вручную.

Минтранс в своих рекомендациях от 2008 года дал примерные нормы расхода для большинства марок автомобилей и спецтехники. Но его рекомендации не являются всеобъемлющими, так как за прошедшие с их выхода 10 лет появились новые модели автотранспорта.

В них указывается километраж и маршрут, проставляются показания и количество литров бензина или дизтоплива. Формы путевых листов унифицированы. В них фиксируется остаток горючего в баках на момент начала и окончания движения. Нарушение правил заполнения путевого листа может привести к отказу принятия расходов.

Программа, учитывающая ГСМ, обычно должна иметь возможность сформировать и распечатать путевые листы, а также обработать содержащиеся в них данные для расчета норм ГСМ.

Стандартные системы учета ГСМ

Учет ведется бухгалтерами в системах 1С, например «1С: Бухгалтерия 7.7». В рамках этой знакомой программы разработана отдельная конфигурация, позволяющая учитывать затраты на ГСМ.

Она помогает рассчитать расходы на топливо но, нормы расходования необходимо брать из методических рекомендаций или учетной политики и вводить в программу в ручном режиме.

Модуль позволяет вести не только бухгалтерский учет ГСМ, но и оперативный, используемый для ежедневного планирования, и позволяет формировать различные виды отчетов.

Эта программа для учета расхода топлива подойдет для небольшого автопарка, но не поможет работе автотранспортных предприятий. Для них разрабатываются свои продукты.

Существуют и отдельные программы, позволяющие рассчитать расходы по ГСМ и произвести учет путевых листов. Достаточно часто они способны интегрироваться с 1С или в них предусмотрен механизм передачи данных в этот программный комплекс. Такие программы, как правило, применяются компаниями с большим автопарком.

“Респект: Учет путевых листов и ГСМ”

Одной из популярных программ является “Респект: Учет путевых листов и ГСМ”. Она позволяет вести учет расходования ГСМ для грузового и легкового транспорта, для спецтехники, принадлежащих юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям.

В эту программу уже занесены все необходимые стандарты потребления топлива для любых условий и марок автомобилей в соответствии с рекомендациями Минтранса от 2008 года.

Каждое новое транспортное средство, появившееся у компании, легко добавляется в базу. Программа позволяет вести учет выработки водителей и автотранспортных средств не только по километражу, но и по часам.

В программу заложена опция, позволяющая рассчитывать остатки топлива в баке после определенного пробега. Она легко отслеживает все способы приобретения топлива – за наличный и безналичный расчет или с оплатой талонами, и производит необходимые проводки.

«Респект» позволяет вести единый реестр путевых листов и распечатывать их по готовым форматам.

Программа помогает быстро и без особых хлопот заполнить и распечатать унифицированные путевые листы для каждой отдельной поездки.

Важно, что ПО полностью совместимо с «1С: Бухгалтерия 3.0», может быть интегрировано с «1С: Комплексная автоматизация» и «1С: Управление торговлей» и легко передавать данные в «1С Бухгалтерию 8.0».

При установке программы пользователям обеспечивается техподдержка и все необходимые обновления, они могут пользоваться свежей правовой информацией, издаваемой государственными органами по данной теме.

«АвтоПарк» и прочие программные продукты

Для крупных автотранспортных предприятий можно порекомендовать программный продукт «АвтоПарк». Это единая система, посвященная управлению автотранспортным предприятием. В ее рамках есть и модули, позволяющие учитывать расход ГСМ и вести учет путевых листов. В этой программе реализованы, в частности, подсистемы:

• «Учет горюче-смазочных материалов», где учитывается нормирование расхода топлива, расчеты с персоналом, и проводится всесторонний анализ расхода ГСМ по факту;
• «Выписка путевой документации», позволяющая формировать стандартизированные путевые листы.

Эта программа не требует интеграции с 1С, вполне самостоятельно ведет весь бухгалтерский учет, но предназначена только для автотранспортного предприятия, потому ряда возможностей 1С в ней не предусмотрено.

Специально для автотранспортных предприятий разработана и группа программ:

• «Мини-Автопредприятие»,
• «Лайтик-Автопредприятие»,
• «Корс-Автопредприятие».

Все эти программы позволяют вести учет ГСМ и путевых листов. Отличаются они количеством транспортных средств, учет которых можно вести (для версии Мини – не более трех) и наличием некоторых опций.

Сдача отчетности в ПФР через Интернет возлагает на главного бухгалтера необходимость приобретения программы по формированию отчета и электронно-цифровой подписи.

Проверить всю необходимую документацию перед отправкой в ПФР теперь можно на онлайн-сервисах Пенсионного фонда, нажав всего несколько клавиш. Подробнее о проверке ПРФ онлайн узнайте в этой статье.

Существуют демо-версии, позволяющие бесплатно сделать первые 40 проводок и оформить первые 40 путевых листов. Изюминкой этих программ является возможность загрузки в них фотографий водителей, но большими возможностям они не блещут, предоставляя стандартный перечень опций.

Они могут импортировать данные из 1С, но возможности интеграции не предусмотрено. Зато, в качестве справочной информации, в базах можно найти правила дорожного движения. Их поддержка и обновление производятся бесплатно.

В итоге можно сделать вывод, что самостоятельно, вручную, вести учет и списание ГСМ на сегодняшний день не только неудобно, но и нецелесообразно. В распоряжении бухгалтера имеются программные продукты, позволяющие облегчить работу по учету ГСМ и большей, и меньшей сложности.

Для транспортных предприятий учет ГСМ существенно более важен, чем, к примеру, для строительных компаний, которые могут себе позволить пользоваться более простыми системами учета.